10 MS Project tips en tricks die het leven gemakkelijker maken
10 MS project tips en tricks die het leven gemakkelijker maken
Irene van den Beukel
Dit zijn mijn 10 tips en trucs waarvan ik vind dat ze mijn leven gemakkelijker hebben gemaakt bij het gebruik van MS Project. Deze tips en trucs zullen zonder twijfel nuttig blijken te zijn, zelfs wanneer je geen beginner bent.
Hoe werkt MS Project? In principe is het allemaal metadata die getoond wordt in weergaven. Het grootste deel van het scherm laat kolommen met gegevens zien en je kunt zelf bepalen wat jij wilt zien door kolommen toe te voegen, weer te geven of te verbergen.
Ik hou van de baseline functie en gebruik het veel. Wat je in principe doet is een momentopname maken van de planning in de huidige status. MS Project selecteert automatisch de eerste basislijn in een rijtje van 10 basislijnen. Ik noem deze voor het gemak basislijn 0. Deze basislijn 0 is de toonaangevende basislijn voor rapportage doeleinden en moet dus worden overschreven door elke officele nieuwe basislijn die je maakt.
Stel je wilt een momentopname opslaan en niet later overschrijven, dan moet je dus 2 basislijnen maken. Hoe werkt dit? Allereerst is het belangrijk om te weten hoe jouw bedrijf de basislijnen gebruikt, zijn er richtlijnen, afspraken of processen? Bijvoorbeeld bij werken conform de PRINCE2 methodiek is een goedgekeurde Business case een goed moment om een basislijn te maken. Sla dan de planning op als Basislijn 0 en dan sla deze opnieuw op als Basislijn 1. Voor een goedgekeurde PID gebruik je vervolgens baseline 0 + Baseline 2 enz.
Een totaal andere benadering van het gebruik van een basislijn is wanneer je de voortgang van het voltooide werk op een wekelijkse basis wilt vergelijken met de week daarvoor. In dat geval overschrijf je basislijn 0 wekelijks. Nu kun je de voltooide hoeveelheid werk en resterende hoeveelheid werk in de huidige planning vergelijken met de week ervoor. Het beste is om hiervoor een vaste dag en deadline te gebruiken.
Tot slot: wijzig nooit direct een basislijn in de kolom.
“Eerlijk gezegd, toen ik vele jaren geleden begon als PMO heb ik bijna een planning verknald toen ik deze aan het bijwerken was – iets met automatisch plannen. Gelukkig was deze de dag ervoor net gebaselined, dus was ik in staat om deze gegevens te gebruiken ter controle. Zo kon ik alsnog ervoor zorgen dat de planning correct was.” Irene van den Beukel
Het plan is up-to-date, er zijn resources toegevoegd, er is een basislijn en het voltooid percentage compleet is bijgewerkt. Je voelt je helemaal tevreden en hebt vertrouwen in het plan. Dan komen de feestdagen ….. Sommige resources staan gepland voor een taak maar zijn i.v.m. vakantie niet beschikbaar waardoor de betreffende taak moet verschuiven. Hoe ga je daarmee om?
Als je het prima vindt om de vakantieplanning per resource onderaan de planning op te nemen, dan is dit een goede optie. Maar, hoor ik je zeggen, dan probeert MS Project de vakantietaken per resource te herplannen in de overige taken en verknoeit daarmee de planning. Dit los je op middels de prioriteit optie. Elke taak heeft een vaste prioriteit (getal). Als je de vakantietaken een hogere prioriteit geeft, dan worden de andere taken per resource om de feestdagen heen gepland. Op die manier weet je exact wat de invloed is van de geplande vakanties op de einddatum van het project en kun je indien nodig hier actie op laten nemen.
Natuurlijk is er veel meer dat ik je kan vertellen en in toekomstige blogs zal ik zeker meer tips en trucs delen. Mocht je tussentijds vragen hebben, stuur dan vooral een berichtje.
Ook enthousiast geworden over werken als PMO?
Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.
