Na meer dan 20 jaar met verschillende planningstools gewerkt te hebben, merk ik dat veel mensen met dezelfde dingen worstelen. Neem bijvoorbeeld Microsoft Project: mensen houden ervan of haten het. Persoonlijk denk ik dat het een geweldig hulpmiddel is, maar zeker eentje die een paar do’s en don’ts heeft. Dit zijn mijn 10 tips en trucs waarvan ik vind dat ze mijn leven gemakkelijker hebben gemaakt bij het gebruik van MS Project. Deze tips en trucs zullen zonder twijfel nuttig blijken te zijn, zelfs wanneer je geen beginner bent.
Hoe werkt MS Project? In principe is het allemaal metadata die getoond wordt in weergaven. Het grootste deel van het scherm laat kolommen met gegevens zien en je kunt zelf bepalen wat jij wilt zien door kolommen toe te voegen, weer te geven of te verbergen.
- Zodra jij hebt besloten welke weergave het beste voor jou werkt, kun jij deze weergave opslaan. Op die manier hoef jij jouw plan nooit meer te herschikken elke keer dat je MS Project opent.
- Wat voor soort planning maak je? Een plan dat eenvoudig op de duur/doorlooptijd van taken wordt gebaseerd of gebruik je het werk/het daadwerkelijke werk/het resterende werk? Bij het gebruik van resources is de laatste optie handiger om te gebruiken.
- Gebruik je % voltooid of % voltooid werk? Er zijn 2 opties voor het weergeven van het % compleet. Maar wees ervan bewust dat % compleet uitsluitend is gebaseerd op de duur/doorlooptijd van het project en de werkzaamheden gepland in dat tijdsbestek. % Voltooid werk toont de hoeveelheid werk die is voltooid, wat naar mijn mening een betere indicatie geeft van waar jij staat wanneer je dit meldt. Verwar nooit deze 2 verschillende opties van percentages.
- Handmatige of automatische plannen: het aantal personen dat ik hiermee heb zien worstelen…. In alle eerlijkheid doet MS project het denken voor je, wat op zich heel fijn kan zijn. Wanneer een taak is vertraagd, dan berekent en herschikt MS Project automatisch de resterende taken. Maar als je echter liever zelf in controle wilt zijn, zoals velen van jullie en ikzelf inbegrepen, dan is mijn vuistregelmanier: zorg er altijd voor dat overzichtstaken wel automatisch zijn gepland. Andere taken kunnen dan handmatig worden gepland. Let alleen wel extra op taken met voorgangers of opvolgers want deze kun je soms beter wel automatisch plannen.
- Ik hou van de baseline functie en gebruik het veel. Wat je in principe doet is een momentopname maken van de planning in de huidige status. MS Project selecteert automatisch de eerste basislijn in een rijtje van 10 basislijnen. Ik noem deze voor het gemak basislijn 0. Deze basislijn 0 is de toonaangevende basislijn voor rapportage doeleinden en moet dus worden overschreven door elke officiële nieuwe basislijn die je maakt.Stel je wilt een momentopname opslaan en niet later overschrijven, dan moet je dus 2 basislijnen maken. Hoe werkt dit? Allereerst is het belangrijk om te weten hoe jouw bedrijf de basislijnen gebruikt, zijn er richtlijnen, afspraken of processen? Bijvoorbeeld bij werken conform de PRINCE2 methodiek is een goedgekeurde Business case een goed moment om een basislijn te maken. Sla dan de planning op als Basislijn 0 en dan sla deze opnieuw op als Basislijn 1. Voor een goedgekeurde PID gebruik je vervolgens baseline 0 + Baseline 2 enz. Een totaal andere benadering van het gebruik van een basislijn is wanneer je de voortgang van het voltooide werk op een wekelijkse basis wilt vergelijken met de week daarvoor. In dat geval overschrijf je basislijn 0 wekelijks. Nu kun je de voltooide hoeveelheid werk en resterende hoeveelheid werk in de huidige planning vergelijken met de week ervoor. Het beste is om hiervoor een vaste dag en deadline te gebruiken.
Tot slot: wijzig nooit direct een basislijn in de kolom.
- Samenvatting regel 0. Net als bij Excel zijn alle regels in MSP genummerd. Maar een lijn die niet standaard wordt weergegeven is het hoogste niveau, lijn 0. Dit is mijn persoonlijke favoriet aangezien deze de begin- en einddatum van het hele project toont en ook de totale percentage voltooid. Je kunt deze vinden in de tab Opmaak: aan de rechterkant is de optie om de project samenvatting taak aan te vinken.
- Bij het werken met resources: wijs nooit een resource toe aan een overzichtstaak/samenvatting of aan een mijlpaal, omdat daarmee het plan wordt verknoeid. Mijlpalen en samenvattingstaken hebben een andere functie dan taken. Wanneer hier een resource aan gekoppeld wordt dan gaat MS Project er van uit dat dit ook taken zijn en wordt de eerdere functie daarmee ongeldig, met alle negatieve gevolgen voor het plan van dien.
- Over mijlpalen gesproken: zorg altijd dat de duur 0 is want anders is het geen mijlpaal. Daarnaast is een mijlpaal of 0% compleet of 100% compleet. Niets daartussenin.
- Ik heb een redelijk aantal plannen gezien in mijn loopbaan. Zelfs mega complexe plannen met meer dan 1000 lijnen en een veelvoud van taken en samenvattingen. Maar het is belangrijk om een plan te hebben dat eenvoudig te onderhouden en niet te complex is. Het moet werkbaar zijn. Keep It Simple, Stupid zeg ik altijd. KISS. Probeer binnen 400 regels te blijven indien mogelijk en gebruik een beperkt aantal niveaus van samenvattende taken. Let ook op hoe je een taak aanmaakt: kopieer & plak nooit een taak omdat je hiermee ook onderliggende gegevens kopieert zoals eventuele basislijngegevens.
- Het plan is up-to-date, er zijn resources toegevoegd, er is een basislijn en het voltooid percentage compleet is bijgewerkt. Je voelt je helemaal tevreden en hebt vertrouwen in het plan. Dan komen de feestdagen ….. Sommige resources staan gepland voor een taak maar zijn i.v.m. vakantie niet beschikbaar waardoor de betreffende taak moet verschuiven. Hoe ga je daarmee om?
Als je het prima vindt om de vakantieplanning per resource onderaan de planning op te nemen, dan is dit een goede optie. Maar, hoor ik je zeggen, dan probeert MS Project de vakantietaken per resource te herplannen in de overige taken en verknoeit daarmee de planning. Dit los je op middels de prioriteit optie. Elke taak heeft een vaste prioriteit (getal). Als je de vakantietaken een hogere prioriteit geeft, dan worden de andere taken per resource om de feestdagen heen gepland. Op die manier weet je exact wat de invloed is van de geplande vakanties op de einddatum van het project en kun je indien nodig hier actie op laten nemen.
“Eerlijk gezegd, toen ik vele jaren geleden begon als PMO heb ik bijna een planning verknald toen ik deze aan het bijwerken was – iets met automatisch plannen. Gelukkig was deze de dag ervoor net gebaselined, dus was ik in staat om deze gegevens te gebruiken ter controle. Zo kon ik alsnog ervoor zorgen dat de planning correct was.” Irene van den Beukel, PMO Professional
Natuurlijk is er veel meer dat ik je kan vertellen en in toekomstige blogs zal ik zeker meer tips en trucs delen. Mocht je tussentijds vragen hebben, stuur dan vooral een berichtje.
