10 tips om als PMO'er succesvol te zijn

Een groot politiek programma, onder een vergrootglas met een BIT-toetsing. Een mooie uitdaging voor WINner Sharona Asghari. Uit deze opdracht haalde Sharona 10 tips om als PMO’er succesvol te kunnen zijn.

10 tips voor succesvol PMO in een complex politiek programma

10 tips voor succesvol PMO in een complex politiek programma

Frank Oeben

Ik sprak met WINner Sharona Asghari over de opdracht die zij onlangs afrondde bij de KVK en de lessen die zij leerde.

Een groot politiek programma, onder een vergrootglas met een BIT-toetsing. Een mooie uitdaging voor Sharona. Uit deze opdracht haalde Sharona 10 tips om als PMO’er succesvol te kunnen zijn.

De opdracht

Sharona startte in oktober 2018 op het programma ‘Implementatie UBO-register’ bij de KVK. Ik vroeg haar wat het doel was van het programma. Ze vertelt: “Het programma draait om de realisatie van het UBO-register, dat transparanter maakt wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Dit zijn de personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Vanaf 27 september kunnen organisaties hun UBO’s gaan inschrijven. Organisaties hebben vanaf dan anderhalf jaar de tijd om dat te doen.”

Toen Sharona aan haar opdracht begon was het programma net geëvolueerd van een project naar een programma, met een externe programmamanager. Sharona: “Het begon met een klein budget, maar eindigde als een, voor de KVK, groot programma van enkele miljoenen. Het was complex door de veelheid aan opdrachtgevers. De ministeries EZ, Financiën en V&J waren betrokken. Het opdrachtgeverschap moest nog worden ingericht.”

Sharona Asghari

Basistip : Kijk met verschillende brillen naar de zaken

Het programma werkt met een hybride omgeving. De teams werkten goed samen op basis van Agile, het programma paste waar noodzakelijk en mogelijk MSP toe. Sharona geeft haar basistip 0: “Dat betekent dat je als PMO’er met verschillende brillen naar de zaken moet kunnen kijken. Je moet ook de businesskant begrijpen, waar meer formeel en afwachtend geacteerd wordt. Als PMO kan je dan vanuit heliview een geheel maken van de drie stromingen (IT teams, Business en Programma).”

Inzicht en overzicht
De eerste stap was het creëren van inzicht en overzicht. Sharona vertelt: “Ik had geen voorganger, dus ik moest zelf alles inrichten. Het project was begonnen in de zomer van 2017. De PM destijds had een goed archief vanuit het (kleine) project. Met de upgrade naar een programma kwam er ook een business PM bij. Voor het programma was geen archief. Er was dus geen overzicht en geen inzicht. Een goed archief opzetten had toen de hoogste prioriteit in verband met de nabije toetsing door BIT; het Bureau ICT-Toetsing. Zaken moesten op orde zijn. En serieus op orde. De KVK had reeds ervaring met toetsing op een ander programma en wist dus wat er aan zat te komen.”

Tip 1: Ga op zoek naar best practices

Maar waar haal je je informatie dan vandaan? Sharona deelt haar tip: “Als je geen voorganger hebt en er is geen center of excellence of manier van werken, ga bij andere mensen langs, zoek voorbeelden, ga in gesprek met andere projecten. Probeer de organisatie (ook ongevraagd) advies te geven. Zorg dat er best practices ontstaan en worden gedeeld.” Sharona ging op bezoek bij het programma ‘Kerngezond’, het programma dat eerder door BIT getoetst om te kijken wat zij gebruikten aan financiële overzichten, voortgangsrapportages, etc. “Kerngezond en UBO waren de twee grootste programma’s.”, vertelt Sharona. “Daar wilde ik harmonie in brengen. Ik sloot me bij hen aan. Om het goed op orde te hebben, om geen wielen opnieuw uit te vinden en om straks het BIT goed te woord te kunnen staan.”

Tip 2: Een BIT-toetsing is een apart proces. Behandel het ook zo.

Een BIT-toetsing is een zeer bureaucratisch proces. Dit vraagt wat van je projectorganisatie. Sharona: “Een BIT-proces is een specifiek proces met een strakke agenda en deadlines die je niet kunt missen. Mijn tweede tip is dan ook: behandel dit proces ook als een specifiek proces. Net als ik schreef in mijn blog over de rol van PMO in Europese aanbestedingstrajecten.”

Ze vervolgt: “We hebben een BIT-secretaris ingehuurd die alle spullen heeft verzameld. Ik heb alle benodigde stukken aangeleverd. Je moet de tijd goed in de gaten houden, strak sturen op de deadlines en interviews. Het is zaak goed af te stemmen met de betrokkenen. Bereid mensen voor die geïnterviewd gaan worden door het BIT. Samen met de programmamanager, projectmanagers, BIT-secretaris en riskmanager hebben we het proces overzichtelijk gehouden en daar heeft het programma uiteindelijk baat bij gehad (positief advies van BIT!).”

Tip 3: Maak heldere afspraken met de PM over je taken en verantwoordelijkheden

Wat is PMO eigenlijk? Die vraag komt geregeld terug. Enkele maanden geleden interviewde ik WINner Wouter Senden over zijn rol bij Netbeheer Nederland. Toen werd ook al duidelijk dat PMO vele gedaantes kent en dat je zelf als PMO’er scherp moet zijn op wat wel en wat niet tot je rol behoort. Precies dat is de derde tip van Sharona: “Stem met je PM af wie je gaat ondersteunen en in hoeverre je verantwoordelijk bent voor de projecten. Voor welke stukken zorg jij, of focus je op een bepaald werkgebied? Bij WIN hebben we in onze PMO-propositie een waaier van 12 werkgebieden gemaakt. Ieder van deze werkgebieden staat voor een specifiek onderdeel van PMO. Ieder werkgebied moet op een manier afgedekt worden, maar dat hoeft zeker niet allemaal bij de (zelfde) PMO’er te liggen. Soms ligt het bij een PM, soms bij een riskmanager, planner of bij F&C. Maak er afspraken over en communiceer deze verantwoordelijkheden ook.”

Tip 4: Als er geen centraal informatiepunt is, word het zelf!

De eerste maanden richtte zij zich op de ordening van de informatie. Overleggen voorbereiden, stukken verzamelen, etc. Ervoor zorgen dat de informatievoorziening centraal geregeld was. Er waren heel veel plekken waar decentraal stukken waren opgeslagen. Sharona’s vierde tip: “Als er geen centraal systeem is, of een cloudomgeving, of een CoE, maak jezelf dan het centrale punt. Ik zei: ‘Vanaf nu gaat alles via mij! Ik doe versiebeheer, weet wie goedkeuring heeft gegeven en alle finale versies van stukken zitten in mijn archief.’ Zo wist iedereen mij ook te vinden als centraal punt en wisten ze ook dat ze bij mij altijd de juiste versie van stukken konden vinden. Het werkte perfect!”

In maart 2019 kwam het BIT langs. Alle gevraagde stukken konden worden opgeleverd. En dat is helemaal niet zo gebruikelijk als het lijkt. “Het BIT heeft tot nu twee positieve adviezen uitgebracht, UBO was er een van. Het advies, dat uiteindelijk in oktober is uitgebracht is online na te lezen. Uitzonderingen waren te verklaren vanuit de documentatie.”, licht Sharona toe.

Tip 5: Bevestig afspraken op schrift

Er gebeurt veel in een project, en zeker in een groot programma als het UBO-programma. Het is essentieel dat afspraken goed vastgelegd worden, zodat er later geen overbodige discussie ontstaat. Sharona was ook verantwoordelijk voor het werkgebied ‘Financiën’: “Ik maakte veel afspraken met mensen en deed dan vaak mondeling, omdat ik graag persoonlijk contact zoek. Deze afspraken bevestigde ik dan per mail, zodat er minder kans was dat dingen die verloren gingen of er verschil van inzicht zou ontstaan. Die afspraken bewaarde ik in het archief.”

Tip 6: Maak een dashboard

Voor je het weet heb je voor ieder werkgebied een aparte file met voortgang, status, besluiten en notulen. Sharona’s derde tip is: maak een dashboard. “Leg je risico- en issuelogs, je besluiten, lessons learned, allemaal zoveel mogelijk vast in één file. Zodat je in een oogopslag de stand van zaken kunt zien. Niet in verschillende documenten in verschillende mappen.”

Tip 7: Vind de balans tussen verantwoordelijkheid en hulpvaardigheid

PMO’ers zijn vaak van nature hulpvaardige mensen. Daar schuilt een risico in. Sharona legt dit uit: “Als PMO ben je de rechterhand van de programmamanager. Het is belangrijk om het politieke spel mee te spelen en mee te bewegen waar dat nodig is. Je kunt alleen maar doen wat je kunt doen, maar je moet alleen maar doen wat je moet doen. Voor je het weet doe je alles vanuit je hulpvaardigheid. Maar als je niet oppast, verdrink je in het werk.”

Tip 8: Maak een stakeholderanalyse

“Naast dat het belangrijk is duidelijk te hebben wat je zelf doet (tip 3), geldt dat ook voor de mensen in en rond het project of programma.”, zegt Sharona. Daar kan je als PMO’er goed in ondersteunen. Dat leerde zij in eerdere rollen. “In omvang waren die rollen niet vergelijkbaar, maar juist daardoor heb ik goed geleerd wat de waarde kan zijn, ook in kleinere omgevingen. Wie doet wat? Wie zijn de belanghebbenden? Wie praat met wie? Hoe zit iedereen in de race?” Met behulp van het Stakeholder Grid kunnen stakeholders ingedeeld worden en met dit Grid in de rugzak (werkgebied nummer 7) kun je een organisatie ook helpen stakeholdermanagement goed in te richten.

Tip 9: Betrek de business controller

Business control is vaak een belangrijke en nuttige stakeholder. Sharona: “Betrek de business controller zo snel en zo goed mogelijk in het proces. Zij of hij weet hoe de formele verantwoordelijkheden liggen en wie wat wel en niet mag bepalen. Gebruik de business controller ook om te checken welke dingen je wel en niet moet accepteren.”

Tip 10: Wees betrokken bij risicomanagement

Net als stakeholdermanagement is risicomanagement ook een essentieel werkgebied. Ook hier kan je als PMO’er een waardevolle bijdrage leveren. Dat begint volgens Sharona door jezelf erin te verdiepen: “Zorg er voor dat je tenminste inzicht hebt in de risico’s. Dan weet je wat er speelt, wat er aan komt en kan je problemen aan zien komen. Voed de risico’s met informatie. Zorg er voor dat een actiehouder van een risico in het programma zit. Zorg voor een risicomanagementoverleg, waarin je periodiek de risico’s langs loopt. Maak gebruik van de BINK-methode (beïnvloedbaarheid, impact, nabijheid, kans). Maak de risico’s klein zodat ze SMART en BINK gemaakt kunnen worden en dat ze duidelijk belegd worden.

Bonustip: Start je opdracht met je overdracht

‘Begin with the end in mind’ is de tweede van de zeven ‘habits of highly effective people’ van Stephen R. Covey. Zo is het ook met het doen van een PMO-opdracht, weet Sharona nu: “Je start met de intentie om de klus te klaren en af te ronden. Maar je weet niet hoe het loopt. Houd vanaf het begin een overdrachtsdocument bij. Ik heb dat zelf niet gedaan, maar dat heeft me aan het eind ontzettend veel tijd gekost en nu ben ik vast dingen vergeten. Dit is de tip voor mezelf, voor de volgende keer.”

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Project Management Officer

Voor één van onze opdrachtgevers in de regio Utrecht is WIN op zoek naar een ervaren Project Management Officer. Ben jij de Project Management Officer die wij zoeken?

Scrum Master

Lees meer...

Adviseur/ manager projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!