De toegevoegde waarde van een WIN PMO professional
De toegevoegde waarde van een WIN PMO Professional
David Kooiman
De opdracht
- (Programma)kennis
- Gestructureerd overzicht (rapportages e.d.)
- Synergie en samenhang binnen de diverse disciplines en afdelingen
De uitdaging
De uitdaging binnen het programma zat met name in de onderlinge afstemming tussen de stakeholders, het wegnemen van weerstand en samenwerken om resultaat te behalen. Zo was er een afstemmingsuitdaging met de safety en compliancy-afdelingen. In deze productieplant heeft het bedrijf te maken met strenge wet- en regelgeving. Om een goede afstemming en daarmee voortgang en resultaat te bereiken, heeft David een hernieuwde governance1 en communicatiestructuur2 opgezet.
Ook is er op zijn initiatief een OBEYA-ruimte3 ingericht waar de actieplannen per afdeling op basis van projecten en multi-projecten werden besproken en opgevolgd. Bij het bespreken van de actieplannen had David een faciliterende rol en stelde concrete vragen om zo de situatie helder te krijgen, hierbij kun je denken aan vragen als:
- Waar ben je nu mee bezig?
- Waar loop je tegenaan?
- Waar liggen de knelpunten?
- Wat heb je nodig om door te kunnen?
Het resultaat
Met deze aanpak verbeterde niet alleen de communicatie: mensen werden aangesproken op hun verantwoordelijkheden en het nakomen van afspraken. Medewerkers gaven door dit medium4 ook zelf aan wanneer ze er niet uit kwamen en/of hulp nodig hadden.
Daar waar David hiaten herkende droeg hij proactief verbetervoorstellen aan, bijvoorbeeld het inrichten van het Change Management proces. Binnen het bedrijf was er behoefte aan het opzetten van een goed lopend en logisch proces, waarbij ook de besluitvorming aandacht nodig had. Dat betekende dat voor de vastlegging van het proces de volgende stappen nodig waren:
- Duidelijke verantwoordelijkheden
- Kaders
- Verhoogde awareness
- Betrokkenheid
- Inzicht in de project- en programmarisico’s en hoe hiermee om te gaan
“Leg de focus op communicatie”
David Kooiman
De toegevoegde waarde
Als wij David vragen waar zijn toegevoegde waarde zit, is dat voornamelijk aan de zachte kant. Het faciliteren van veranderprocessen, medewerkers in hun kracht zetten, samenhang creëren, een mindset verandering naar samenwerking/samen doen, vertrouwen creëren en hierdoor voortgang realiseren.
Een belangrijk speerpunt binnen de rol van PMO is volgens David “leg de focus op communicatie”:
- Maak alles bespreekbaar (kwetsbaar opstellen)
- Zorg voor een veilige vertrouwde omgeving
- Leg afspraken en besluiten goed vast zodat de verwachtingen helder zijn en daarop kan worden gestuurd
“In de rol van PMO moet je de ruimte pakken om advies te geven over het programmamanagement, zowel op proces als aansturing (op verschillende niveaus).”
David Kooiman
Meer weten over wat de toegevoegde waarden van onze PMO professionals zijn, kijk dan op https://wijzijnwin.nl/vakgebieden/pmo/. Je kunt ook contact opnemen via de chat, info@wijzijnwin.nl of 030 – 711 55 66.
1 Wie is waar verantwoordelijk voor?
2 Op welke manier en met welke frequentie wordt wie waarover geïnformeerd
3 Een fysieke centrale plek waar alle informatiestromen samenkwamen
4 De OBEYA-ruimte
Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.
