in de eerste blog van deze serie hebben we het gehad over kennismaking met de nieuwe collega’s. Vandaag gaan we iets verder in op het project, de projecttaken en op de tools waar je mee te maken kunt krijgen. Eerst het project zelf. Wat is het doel van het project? Waar gaat het project over? Hoeveel weet jij er inhoudelijk van?

Deel 2: Het project, waar let je verder op?

Deel 2: Het project, waar let je verder op?

Irene van den Beukel

Inhoud: waar gaat het project inhoudelijk over:

Waar gaat het project inhoudelijk over? De een wil graag dieper de materie induiken of heeft meer affiniteit met bepaalde onderwerpen terwijl de ander er meer een helikopterview op na houdt. Deze beslissing laat ik helemaal aan jou over. Weet wel wie waar (ongeveer) over gaat zodat je indien nodig met de juiste personen kunt schakelen of zodat je zeker weet dat je de juiste personen voor de juiste overleggen hebt uitgenodigd en niemand bent vergeten.

Financiën

Het belangrijkste project onderdeel in mijn ogen. Ik zeg altijd “volg het geld” en je krijgt de antwoorden die je zoekt. Het is heel belangrijk om te weten hoe de project financiën zijn ingericht, wat het budget is, wat men van jou verwacht, welke rapportages er gemaakt moeten worden en wat daarvan de deadlines zijn.

Als PMO ben je ook een tussenpersoon tussen projectmanagement en de financiële afdeling. Deze afdeling, met per bedrijf verschillende benamingen en functies waarmee je te maken krijgt zoals Controller of project accountant, wordt door veel mensen als lastig of vervelend gezien. Persoonlijk ben ik juist heel blij met deze “luis in de pels”. Zij helpen mij om het budget overzicht bewaren en toetsen of de project financiën op orde zijn. Wanneer ze mij geen lastige vragen stellen, of wanneer ik ze nooit zie, dan ga ik me juist zorgen maken.

Een terugkerende vraag vanuit Finance is wanneer het project precies verwacht kosten te maken. Liefst een actuele vooruitblik op maandelijks niveau. Projectmanagers en teamleden zien hier niet altijd het nut van in, kunnen daar weinig tijd aan besteden of hebben alleen een overzicht op jaarbasis. Hoe los je dat op? Overtuig hen van het belang. Zelf gebruik ik het voorbeeld “stel het project duurt een jaar en kost EUR 100.000. Het bedrijf heeft geen geld en moet dit lenen. Als achteraf blijkt dat de kosten pas in december vielen dan heeft het bedrijf voor niets van januari tot december geld geleend, met alle (financiële) gevolgen van dien. Uiteraard zijn er veel meer voorbeelden, maar deze helpt  te verklaren waarom het zo belangrijk is om te weten wanneer kosten te verwachten zijn.

Tools

Er zijn zoveel verschillende tools: van Microsoft Office 365 (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Project, MS teams, MS Visio), JIRA, Primavera, SAP, Lotus Notes, Clarity, #Define, Cognos, tot SharePoint. Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Gelukkig is de basis van veel programma’s vaak hetzelfde en is alleen de “verpakking” anders. Hierdoor bestaat de kans dat je er na het opstarten van een ogenschijnlijk nieuw programma achter komt dat je al weet hoe het werkt. Dus wees niet bang een nieuw, in jouw ogen onbekend, programma te gaan gebruiken. Kom je er niet uit vraag dan om hulp: iedereen heeft het ooit moeten leren en er bestaan geen domme vragen, iets wat niet vaak genoeg gezegd kan worden.

Je zult overigens merken dat je 1 of 2 programma’s of tools het liefst gaat gebruiken en waardoor je daar zelf een expert in wordt. Zo ben ik een heel groot fan van de mogelijkheden van Excel maar werk ik ook heel veel met MS Project.

Even kort een overzicht van projecttaken en de mogelijke toe te passen tools:
• Planning: MS project, Primavera. Mijn ervaring is dat de meeste bedrijven gebruik maken van MSP/Microsoft Project of MS project (en niet MS projectS, meervoud, zoals sommige mensen zeggen) maar in de praktijk komen de meeste projectmanagers gewoon met een Excel planning aanzetten, die de PMO dan in MS Project kan verwerken. Kijk overigens ook op mijn andere blog: “10 tips en tricks voor MS Project” waarin ik je 10 MS Project tips en tricks geef die jouw leven gemakkelijker kunnen maken.
• Risico-, issue- en actielijsten: MS Excel, MS Word, JIRA of ingericht middels SharePoint.
• Rapportages: MS PowerPoint, Power BI, MS Word, MS Excel of ingericht via SharePoint (of Project web APP, Project Online etc.)
• Notulen: MS Word, MS Excel (actie- en besluitenlijsten)
• Financiën: het hangt er heel erg van af met welke systemen de opdrachtgever werkt. Wanneer je kijkt naar ERP-systemen dan kom je uit bij software zoals SAP, Exact, Microsoft of Oracle. ERP staat voor Enterprise Resource Planning en dit is een pakket dat processen binnen een bedrijf automatiseert. Je kunt het zien als een systeem dat processen van verschillende afdelingen aan elkaar koppelt zoals inkoop, projectmanagement, financiën, productie, HR en administratie. Toen ik ooit begon met werken bestond dit nog niet en had iedere afdeling een eigen programma. Bij het communiceren tussen de afdelingen, en het overtypen van data, ging het uiteraard wel eens verkeerd. Vooral met cijfers. Of wat dacht je van verhuisberichten? Deze verhuisberichten moesten toen het hele bedrijf door en elke afdeling moest in hun eigen systeem het adres aanpassen. Dat ging natuurlijk wel eens fout en kwam het voor dat een klant opeens 4 verschillende adressen had.

 

De project Fases

Zelf doe ik eerst een korte check of analyse: in welke fase is het project en is alles ingericht/aanwezig conform deze fase?
Een project heeft altijd een start en een eind. Dat maakt projecten uniek, maar daardoor kun je ook uitgaan van een aantal stappen, fases, waar elke project mee te maken krijgt.

Pre-project fases: voordat een project echt kan starten, moeten er zaken duidelijk zijn, vooraf geregeld en ingericht zijn. Om dit voor elkaar te krijgen heb je dus 1 of meer voorfases. Verkenningsfases noem ik dat. Daar zijn verschillende methodieken voor zoals bijvoorbeeld PRINCE2®.

Zoek maar eens naar “projectfases” op het internet, dan vliegen de verschillende projectfases, stappen, stadia, levenscyclussen je om de oren. De een nog uitgebreider dan de ander.

Het is daarom belangrijk om te weten met welke methodiek(en) jouw opdrachtgever of werkgever werkt.

Als PMO raad ik je aan om een aantal trainingen te volgen zoals PRINCE2 Foundation, IPMA PMO en P3O Foundation. Deze helpen je inhoudelijk echt verder in jouw vakgebied. Kijk ook eens op de site van PMO-experts WIN via www.wijzijnwin.nl/academyhttp://www.wijzijnwin.nl/academy

In de volgende blog ga ik verder in op de verschillende projectfases.

Dit is deel 2 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje

 

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...