Een nieuwe opdracht en nu?

Als gepokte en gemazelde PMO is het (proactief) starten van een nieuwe opdracht voor mij een vanzelfsprekendheid geworden. Iedere ervaren PMO heeft daar denk ik wel een eigen weg in gevonden. Bij het geven van trainingen en/of masterclasses kreeg ik vaak als feedback te horen dat men juist mijn praktijkvoorbeelden het leerzaamst vonden. De afgelopen jaren merk ik steeds meer dat er bij (junior) PMO collega's ook behoefte is aan pragmatische informatie. Juist die PMO informatie die je niet in een boek kunt vinden, maar welke op basis van ervaring is. Vandaar dat ik in de pen ben geklommen om een paar van mijn ervaringen en levenslessen met jullie te delen. Ik hoop dat jullie er veel van opsteken, maar dat het ook bij de meer ervaren PMO voor herkenbaarheid en misschien een glimlach zorgt. Overigens richt ik me in deze blog voornamelijk op de PMO-projectondersteuner.

Deel 4: Het woord Nee en verwachtingsmanagement.

Deel 4: Het woord Nee en verwachtingsmanagement.

Irene van den Beukel

In mijn jongere jaren, toen ik net kwam kijken in het bedrijfsleven, dacht ik dat het belangrijk was dat iedereen je aardig vond, dat je zo hard mogelijk werkte en zo veel mogelijk deed om anderen te helpen. Daarmee hoopte ik waardering en uiteraard een goede beoordeling te krijgen.

Maar dat pakte anders uit.

Op een dag kwam een manager vol stress naar mij toe. Hij had heel veel kopieën nodig en absoluut geen tijd. Of ik hem s.v.p. kon helpen? Ik blij want, zo redeneerde ik, hij had mij nodig! Ik was nuttig, misschien zelfs onmisbaar!
Eind van dit verhaal was dat ik de manager om 17:00 uur naar huis zag vertrekken en ik tot ruim 19:00 uur bezig was al die kopieën te maken….

Ken je dat? Elke ochtend maak je een lijstje wat je die dag gaat doen en aan het einde van de dag heb je niets op dat lijstje afgemaakt. Oorzaak: omdat je altijd anderen aan het helpen bent in plaats van jouw eigen werk (voor de volle 120%) te doen. Toen het beoordelingstijd was kregen de anderen lovende beoordelingen: want zij hadden al hun werk af (mede door mijn hulp), maar ik kreeg een slechte beoordeling.

Ik heb me er destijds over verwonderd en vaak afgevraagd waarom de hulpvaardige collega’s niet de waardering kregen die ze in mijn ogen verdienden terwijl anderen, die nooit iets deden om te helpen, de hemel in werden geprezen.

Het antwoord bleek heel simpel: zij kenden het woord “nee” en deden aan verwachtingsmanagement. Zij zorgden dat ze eerst hun eigen werk af hadden voordat ze een ander hielpen.
Managers vinden het namelijk heel fijn samenwerken met ze omdat ze leveren en dit ook op tijd doen. Men kan op hen aan en op hen bouwen. Terwijl degene die telkens voor anderen in de bres springen daardoor vaak eigen, in hun ogen minder belangrijke, deadlines niet halen.

Dus mijn advies: ken de scope van jouw werk en zorg dat je deze eerst af hebt voordat je andere taken op pakt. En denk er bovendien aan: op het moment dat jij een probleem van een ander overneemt, dan wordt het jouw probleem. Dus denk goed na voor je andermans aap op jouw schouder neemt. Je mag er best even over nadenken voor je ja of nee zegt. En mocht er een manager komen met een dringend beroep, en jij daar geen tijd voor hebben, leg dan uit met welke werkzaamheden je bezig bent waardoor je geen tijd hebt en geef de manager de keus welke van jouw taken de hoogste prioriteit heeft. Op die manier begrijpt de ander waar je mee bezig bent en wat je wel kunt afmaken, en wat niet. Verwachtingsmanagement dus. En natuurlijk, in tijden van echte nood help je elkaar. Toch?

Dit is deel 4 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje.

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Project Management Officer

De PMO functie bij Nictiz is heel divers. Dit vraagt om een ervaren PMO professional die meerdere rollen kan oppakken en de functie vanuit de opgedane kennis en ervaring weet in te vullen.

Senior Sales Consultant

Voor onze vaste team in Utrecht zijn wij op zoek naar een Senior Sales Consultant. Heb je ervaring en bewezen senioriteit en heb je zin in een nieuwe uitdaging? Lees dan snel verder.

Scrum Master

Lees meer...

Adviseur/ Manager Projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!