Deel 6: Mensenwerk (deel 2)

Deel 6: mensenwerk (deel 2)

Irene van den Beukel

Je  merkt dat er tussen het management en de collega’s op de werkvloer wel eens een (grote) kloof is. Het management neemt besluiten en wil graag of eist dat iedereen daar in mee gaat, terwijl de werkvloer juist gefrustreerd raakt om, in hun ogen, onzinnige beslissingen, of dingen die niet uit te voeren of binnen een bepaalde tijd op te leveren zijn. Waarop het management weer gefrustreerd raakt, waarop de werkvloer…. Dan is een luisterend oor heel belangrijk. En humor.
Humor is voor mij een belangrijk middel. Met een grapje op het juiste moment haal je veel spanning weg.

Als PMO kun je goed tolken tussen het management en de werkvloer waarmee je beide partijen dichter bij elkaar krijgt. Uiteindelijk heeft iedereen hetzelfde doel voor ogen maar is de weg daar naar toe niet altijd even duidelijk. Of het soort weg. Of de auto. Soms kun je helpen het management in te laten zien dat de frustratie van de werkvloer komt omdat men hart voor de zaak heeft in plaats van dat het onwelwillendheid is en kun je de werkvloer er juist van overtuigen hoe belangrijk het is om even dat tandje hoger te werken en er gezamenlijk de schouders onder te zetten om iets af te krijgen.

Een hele enkele keer kan het ook nodig zijn om te spelen dat je boos bent. Functionele boosheid noem ik dat. Met functionele boosheid moet je heel zuinig omgaan anders dan verliest het zijn kracht.
Hoe werkt het?

Stel iemand doet iets verkeerds en dat wil je die persoon meegeven op een manier dat ze het nooit meer doen. Normaliter los je dit in een constructief en opbouwend gesprek op, maar een hele enkele keer heeft dat totaal geen effect. Dan speel ik dat ik boos ben. Dat maakt indruk. Niet dat ik dat lang vol kan houden hoor, en ik sluit het altijd met een grapje of kwinkslag af. Echt boos worden is uiteraard not done want dan verlies je de controle over de situatie.

Emotioneel reageren

Over emotioneel reageren gesproken: natuurlijk heb je wel eens een rotdag, die heeft iedereen, maar probeer de negatieve cirkel te doorbreken. Je hebt vast wel eens gehoord dat je nooit een boze mail moet versturen. Je mag wel een boze mail schrijven, maar stuur deze niet. Of slaap er een nachtje over want dan kijk je er de volgende dag vaak anders tegen aan. De reden is niet alleen zelfbescherming maar ook het voorkomen van een escalatie want negativisme broedt negativisme. Ik vergelijk het met een vuilniszak langs de weg: als er 1 ligt, dan liggen er binnen een week meerdere. Zo werkt het ook met negativiteit: een negatieve actie krijgt vaak een negatieve reactie. Dit kan in het ergste geval uitmonden in een conflict. Terwijl, als je rustig was gebleven en de persoon had gesproken in plaats van een boze mail te sturen, je het probleem waarschijnlijk de wereld uit had kunnen helpen. Iedereen probeert namelijk hun werk zo goed mogelijk te doen, maar dit lukt helaas niet altijd. We zijn allemaal mensen. Niemand is er op uit om er opzettelijk een puinhoop van te maken. Dus wanneer er iets niet goed gaat tel tot 10, verplaats je in de ander, en vraag of de ander ergens hulp bij nodig heeft in plaats van iemand te bekritiseren. En eens gezegd, kan niet ongezegd maken.

Juist als PMO is het belangrijk om mensen mee te krijgen, indien nodig de vrede te bewaren, en dat werkt nu eenmaal beter met stroop dan met azijn. En ter relativering: als je het echt heel zwaar hebt, denk dan “het is maar werk”. Natuurlijk, we hebben allemaal rekeningen die betaald moeten worden, maar schep even een emotionele afstand tussen jou en het werk. Laat het even los. Jij bent het allerbelangrijkste in jouw leven, jouw gezondheid en dat jij lekker in jouw vel zit. Wat is het allerergste dat er op jouw werk kan gebeuren? Voor alles is een oplossing. Een deadline missen? Als je weet dat deze moeilijk haalbaar wordt, geef het dan tijdig aan. Zorg dat de andere partij op de hoogte is zodat zij er rekening mee kunnen houden. Vaak kun je extra tijd krijgen waardoor je het wel af krijgt, zolang de ontvanger maar weet waar ze aan toe zijn en dat je de nieuwe afspraak die je maakt nakomt. Doe nooit beloftes die je niet waar kunt maken. Communiceer. Heb je misschien een fout gemaakt qua financiën? Denk je dat je de allereerste bent die dit overkomt? Welnee. Belangrijkste is om zodra je het ontdekt aan de bel te trekken zodat er nog iets aan gedaan kan worden. En dan krijg je een keer een berisping, alles is beter dan er mee rond blijven lopen als een steen op jouw maag. Zo lang je maar leert van jouw fouten. Als je weet van jezelf dat je elke keer dezelfde fout maakt richt dan voor jezelf een proces in waardoor je dit voorkomt, bijvoorbeeld door een collega een extra check te laten doen.

humor

Hoe heb ik een team met humor mee kunnen krijgen op moeilijke projectmomenten of iemand meewerkend gekregen? Op een dag kwam ik ’s ochtends op mijn werk en ik had al gelijk in de gaten dat het een stress dag zou worden: iedereen had het druk, er waren korte lontjes en harde deadlines. In mijn lunchpauze ben ik naar een winkel gegaan en heb ik allemaal chocolade verassing-eieren gehaald en op elk bureau 1 neergelegd. Binnen 5 minuten leken het allemaal blije kinderen die druk bezig waren hun nieuwe speelgoedjes in elkaar te zetten en lekkere chocolade te eten. Door die korte break even iets anders te doen, konden ze met hernieuwde energie verder. De humeuren waren verbeterd, productiviteit kwam weer op gang en de dag was gered.

Anderzijds: die persoon die altijd te laat zijn uren schrijft terwijl jij al van alles hebt geprobeerd…… Je kunt deze vriendelijk benaderen, dwingend, met een trap onder de xxxx toebijtend “Toe nou!!”, of je kunt voor de 100ste keer tevoren een reminder sturen, weer langslopen en vragend “heb je al…?” Vaak helpt dit niet of werkt het averechts. Wat je wel zou kunnen proberen is vragen wat de ander nodig heeft om de uren op tijd te schrijven en uitleggen dat jij elke keer extra tijd kwijt bent met het jagen op de uren met als gevolg dat jouw rapportage dan te laat is en jij negatieve reacties vanuit het management krijgt. Dat laatste heeft er bij mij voor gezorgd dat een notoire late uren schrijver vanaf dat moment zorgde dat hij als eerste de uren deed. Het was geen onwil van zijn kant maar hij had niet door wat de consequentie voor mij was wanneer hij te laat was. Door vriendelijk en rustig uit te leggen hoe of wat begreep hij het. Uiteraard vergat hij het echt nog wel eens een keertje, maar de meeste keren was hij daarna op tijd!

En waar krijg ik een mineur van en kost me energie?

Dit is deel 6 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...