Goed, je kent het team, het project, de tools waar mee gewerkt wordt, in welke fase het project is, waar de projectdocumenten opgeslagen worden, het team is enthousiast, en jij weet wat jouw taken zijn. En nu?
Werkwijze en initiatief nemen
Iedereen werkt het liefst op hun eigen manier. Kijk bijvoorbeeld naar een Excel sheet: reuze handig om te gebruiken voor allerlei zaken, maar krijg je een sheet van een ander dan is dat altijd net even wennen of aanpassen omdat het niet “eigen” is.
Ken je dat gevoel? Zo gaat het ook met de manier waarop jij jouw werk invult. Doe jij jouw werk zoals een ander het doet, of jou geleerd heeft, of doe jij dit op jouw eigen unieke wijze?
Je hebt een paar opties:
- Als er nog geen standaard procedures en processen zijn dan kun je informeren hoe de anderen willen dat jij jouw werk doet en welke document sjablonen zij graag willen hebben.
- Of, als er nog geen standaard procedures en processen zijn, dat jij jouw werk invult zoals jij dit het liefste en beste doet en gebruik je de document sjablonen die jij fijnst vindt. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen uitgebreide notulen of alleen actie- en besluitenlijsten. Soms zijn er zoveel vergaderingen dat er geen tijd is om alles uitgebreid te notuleren en deze na afloop verder uit te werken. Dan is het veel handiger en sneller om tijdens de vergadering een actie- en besluitenlijst op een laptop bij te houden die je meteen na afloop kunt versturen. Al is het bij het laatste raadzaam om vooraf te verifiëren of men akkoord is wanneer je alleen een actie- en besluitenlijst gebruikt, zeker als het een (semi-)overheidsinstelling betreft.
Voorheen was ik onervaren en daardoor erg onzeker en vroeg ik van alles, totdat ik een internationale opdracht kreeg waar de projectmanager, waar ik heel fijn mee samenwerkte, het te druk had om tijdig alle projectdocumenten op te leveren. Vanuit het hoofdkantoor werd er door de programmamanager erg veel druk uitgeoefend om betreffende documenten te krijgen, maar de projectmanager had gewoonweg geen tijd omdat de prioriteit bij continuïteit van de productie lag. Wel had hij de belangrijkste informatie en gelukkig het financiële deel al uitgewerkt, maar dat was het. Uiteindelijk heb ik het initiatief genomen om zelf achter de pc te gaan zitten en heb ik alle documenten bij elkaar geharkt, bestaande stukken verder afgemaakt, herschreven en waar nodig vertalingen gemaakt. Vlak voor de deadline heb ik de projectmanager letterlijk bij zijn jas gegrepen en hem achter de pc gezet met het vriendelijke verzoek alles goed door te nemen en waar nodig aan te passen, want zijn naam stond er onder en hij was als projectmanager verantwoordelijk voor de inhoud.
Zo gezegd, zo gedaan. De stukken zijn vlak voor de deadline verzonden. Hij blij, hoofdkantoor blij.
Hierdoor zag ik dat ik toegevoegde waarde had door initiatieven te nemen en dat ik de vrijheid had om mijn rol verder in te vullen. Ik zorgde er vanaf dat moment voor dat hij altijd de deadlines haalde, en als het echt niet ging lukken dat het hoofdkantoor hiervan op de hoogte was en wist wanneer ze het wel zouden ontvangen. Zo heb ik geleerd dat het in bepaalde gevallen prima is om zelf het initiatief te nemen en dit zelfs gewaardeerd wordt. Voor een projectmanager ben jij die extra paar ogen en oren of, zoals mijn huidige projectmanager mij omschrijft, de keeper die achter hem de ballen uit het net houdt.
Hoe meer ervaring je opdoet, hoe minder je hoeft te vragen en hoe zelfstandiger jij jouw werk kunt opzetten en uitvoeren. Maar blijf communiceren. Bespreek de belangrijkste punten. Communicatie is zo belangrijk, daar valt of staat alles mee. De meeste zaken die “verkeerd” lopen bij projecten of programma’s zijn terug te herleiden naar (mis-)communicatie. Als je iets signaleert, positief of negatief, meld het dan. Beter twee keer te vaak dan een keer te weinig.
Tot slot, onthoud goed: een PMO heeft heel veel VERANTWOORDELIJKHEDEN, maar is nergens VERANTWOORDELIJK voor. Dus handtekeningen zetten, toezeggingen doen of belangrijke beslissingen nemen? Dit ALTIJD aan de daartoe bevoegde manager overlaten.
En nu?
Ik zeg: haal een lekker kop koffie of thee voor jezelf en neem kort met de projectmanager alvast de komende week door: wat staat er op de agenda en zijn er zaken die extra aandacht nodig hebben? Stuurgroepen, rapportages, deadlines, mijlpalen….
Heel veel succes maar vooral heel veel plezier!
Dit is deel 7 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje.
