Deel 7: En nu het echte begin

Deel 7: En nu het echte begin

Irene van den Beukel

Goed, je kent het team, het project, de tools waar mee gewerkt wordt, in welke fase het project is, waar de projectdocumenten opgeslagen worden, het team is enthousiast, en jij weet wat jouw taken zijn. En nu?

Werkwijze en initiatief nemen

Iedereen werkt het liefst op hun eigen manier. Kijk bijvoorbeeld naar een Excel sheet: reuze handig om te gebruiken voor allerlei zaken, maar krijg je een sheet van een ander dan is dat altijd net even wennen of aanpassen omdat het niet “eigen” is.

Ken je dat gevoel? Zo gaat het ook met de manier waarop jij jouw werk invult. Doe jij jouw werk zoals een ander het doet, of jou geleerd heeft, of doe jij dit op jouw eigen unieke wijze?

Je hebt een paar opties:

Voorheen was ik onervaren en daardoor erg onzeker en vroeg ik van alles, totdat ik een internationale opdracht kreeg waar de projectmanager, waar ik heel fijn mee samenwerkte, het te druk had om tijdig alle projectdocumenten op te leveren. Vanuit het hoofdkantoor werd er door de programmamanager erg veel druk uitgeoefend om betreffende documenten te krijgen, maar de projectmanager had gewoonweg geen tijd omdat de prioriteit bij continuïteit van de productie lag. Wel had hij de belangrijkste informatie en gelukkig het financiële deel al uitgewerkt, maar dat was het. Uiteindelijk heb ik het initiatief genomen om zelf achter de pc te gaan zitten en heb ik alle documenten bij elkaar geharkt, bestaande stukken verder afgemaakt, herschreven en waar nodig vertalingen gemaakt. Vlak voor de deadline heb ik de projectmanager letterlijk bij zijn jas gegrepen en hem achter de pc gezet met het vriendelijke verzoek alles goed door te nemen en waar nodig aan te passen, want zijn naam stond er onder en hij was als projectmanager verantwoordelijk voor de inhoud.

Zo gezegd, zo gedaan. De stukken zijn vlak voor de deadline verzonden. Hij blij, hoofdkantoor blij.

Hierdoor zag ik dat ik toegevoegde waarde had door initiatieven te nemen en dat ik de vrijheid had om mijn rol verder in te vullen. Ik zorgde er vanaf dat moment voor dat hij altijd de deadlines haalde, en als het echt niet ging lukken dat het hoofdkantoor hiervan op de hoogte was en wist wanneer ze het wel zouden ontvangen. Zo heb ik geleerd dat het in bepaalde gevallen prima is om zelf het initiatief te nemen en dit zelfs gewaardeerd wordt. Voor een projectmanager ben jij die extra paar ogen en oren of, zoals mijn huidige projectmanager mij omschrijft, de keeper die achter hem de ballen uit het net houdt.

Hoe meer ervaring je opdoet, hoe minder je hoeft te vragen en hoe zelfstandiger jij jouw werk kunt opzetten en uitvoeren. Maar blijf communiceren. Bespreek de belangrijkste punten. Communicatie is zo belangrijk, daar valt of staat alles mee. De meeste zaken die “verkeerd” lopen bij projecten of programma’s zijn terug te herleiden naar (mis-)communicatie. Als je iets signaleert, positief of negatief, meld het dan. Beter twee keer te vaak dan een keer te weinig.

Tot slot, onthoud goed: een PMO heeft heel veel verantwoordelijkheden, maar is nergens verantwoordelijk voor. Dus handtekeningen zetten, toezeggingen doen of belangrijke beslissingen nemen? Dit altijd aan de daartoe bevoegde manager overlaten.

En nu?

Ik zeg: haal een lekker kop koffie of thee voor jezelf en neem kort met de projectmanager alvast de komende week door: wat staat er op de agenda en zijn er zaken die extra aandacht nodig hebben? Stuurgroepen, rapportages, deadlines, mijlpalen….

Heel veel succes maar vooral heel veel plezier!

Dit is deel 7 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...