Effectief vergaderen deel 1: Voorbereiding.

Eén van de punten binnen LEAN is het reduceren van Waste (verspilling). Toch wordt een groot deel van de tijd niet effectief doorgebracht, wat een bedrijf al snel veel geld kan kosten. In dit artikel wil ik de Waste binnen vergadering benoemen en hoe je met een paar simpele stappen dit al kan verbeteren. Hoe LEAN ben jij?

Effectief vergaderen deel 1: Voorbereiding.

Effectief vergaderen deel 1: Voorbereiding.

Bente Schijff

Gemiddeld wordt er per week tussen de 4 en 9,5 uur vergaderd. Hoe hoger de functie, hoe meer vergaderingen per week. Binnen de projectwereld is het niet raar als je 10 uur per week aan het vergaderen bent. Dan is het wel belangrijk dat de vergaderuren nuttig worden besteed.
Er valt op veel punten een overleg te verbeteren. Omdat het anders wel een heel lang stuk wordt heb ik deze in 3 delen geknipt.

  1. Voorbereiding
  2. Notuleren
  3. Actie- & Besluitenlijsten

Voorbereiding

Een goede voorbereiding van een overleg is de helft van het werk. Voor je überhaupt aan een overleg gaat beginnen moet je jezelf de volgende vragen stellen en wel in deze volgorde:

  1. Wat is het doel van het overleg?
  2. Wie moeten er bij het overleg zitten om deze doelen te bereiken?
  3. Welke punten zet je op de agenda en hoe richt je het overleg in?
  4. Hoe vaak moet het overleg plaats vinden en hoe lang mag het duren?

Nog te vaak wordt als eerste een vergadertijd, frequentie en de agenda bepaald. Hiermee wordt gedacht dat het doel van het overleg wel duidelijk is voor iedereen. Maar heel vaak is dat niet het geval.

De tijd die een vergadering kost zal na verloop van tijd vanzelf wel zichtbaar worden. Wees niet bang om deze aan te passen wanneer deze te lang of te kort blijkt te zijn.

Doel

Spreek eerst samen af wat het doel van het overleg is. Een overleg zou een tijd kunnen zijn om de acties voor de komende periode te bespreken. Bij een overleg die wekelijks plaatsvindt is het dan verstandig om de acties klein te houden. Wat heb je af voor volgende week.

Wanneer je wel grote acties hebt kan je bespreken wat is er deze week gebeurd is en wat je komende week gaat doen. Is er elke week niets te melden vraag jezelf dan af: zijn óf de acties te groot óf is het misschien niet nodig om wekelijks samen te komen?

Deelnemers

Wie sluiten eraan, is elke deelnemer wel noodzakelijk voor het overleg?

Soms lijkt het bijna, hoe meer deelnemers aansluiten hoe belangrijker het overleg.

Hebben deelnemers die niets melden tijdens een overleg (met uitzondering van de notulist(e)) toegevoegde waarde binnen het overleg?

Zoals eerder gezegd: “Tijd is geld”. Dus voor iedereen die aan tafel zit maar geen waarde toevoegt is dat weggegooid geld.

Veel deelnemers komen enkel voor de informatie. Dan is het de vraag; welke info willen ze, kunnen ze deze ook uit de notulen halen? (of actie- en besluitenlijst, als je niet meer met notulen werkt)

Het is niet erg als deelnemers niet elk overleg aansluiten. Nodig ze uit als het ook daadwerkelijk nodig is.

Om een voorbeeld te noemen: binnen een projectomgeving waar bijv aannemers elk uur door factureren kun je afvragen waarom je 3 mensen vanuit 1 bedrijf zou laten deelnemen. Kan het niet met 1 afgevaardigde?

Blijf bijsturen

Kijk om de zoveel tijd nog eens naar de lijst. Is het doel nog steeds gelijk gebleven?
Sluiten nog steeds de juiste deelnemers aan?

Het is niet erg om mensen niet meer uit te nodigen of om extra deelnemers te vragen om aan te sluiten. Ook kan het doel van een overleg veranderen, maar zorg wel dat iedereen hiervan op de hoogte is en dat opnieuw de juiste deelnemers aansluiten.

Binnenkort online: Deel 2 en 3: Notuleren en de Actie- en besluitenlijsten

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Senior adviseur projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!

PMO Professional

Ben jij een ervaren PMO Professional?

Agile PMO

Lees meer...