Effectief vergaderen deel 2: Notuleren

Hoe veel tijd zit er in het juist uitwerken van notulen en hoe vaak worden deze gelezen? Binnen LEAN is het reduceren van Waste één van de punten. Hoe LEAN zijn jouw werkzaamheden?

Effectief vergaderen deel 2: Notuleren

Effectief vergaderen deel 2: notuleren

Bente Schijff

Veel vergaderingen beginnen met de vraag: zijn er nog aanmerkingen op het vorige verslag? Hoe vaak zie je wel niet dat deelnemers snel de notulen pakken om deze te lezen. Of niemand heeft opmerkingen.

Nu kan je denken dat je een hele goede notulist(e) bent, maar helaas is het vaker dat de notulen simpelweg niet gelezen zijn.

Na elke overleg plan ik mezelf een half uur vrij om de notulen uit te werken. Met gemiddeld zo’n 10 overleggen per week is dit als snel 5 uur dat ik er mee kwijt ben. Meer dan 10% van mijn werkweek.

Om zoveel tijd kwijt te zijn een een taak die geen tot weinig rendement heeft is zonde, of zoals we in LEAN zouden zeggen een Waste.

Waarom maken we notulen?

Om verwarring te voorkomen over de gemaakte afspraken en om te weten wie wat gaat doen.

Tijdens een vergadering zullen er acties en besluiten worden genomen.

Om te zorgen dat iedereen hiervan op de hoogte is wordt dit in notulen opgeschreven.

Dit is, zeker binnen een team waarbij niet altijd iedereen aanwezig kan zijn, belangrijk om deze goed te omschrijven zodat de mensen die het later doorlezen weten wat er besproken is en wat de stand van zaken is.

Wat zetten we erin?

Maar welke informatie is belangrijk om te delen en welke niet?

Kijk je eigen notulen eens goed na en stel jezelf de volgende vragen:

  • Is de informatie belangrijk voor de loop van het proces? Waarom zou je vermelden dat Marco een half uur eerder weg moet omdat hij naar de tandarts gaat?
  • Zijn de punten die je vermeldt onderdeel van een actie, gaan die leiden tot een actie en kan je deze ook in een actielijst noteren?
  • Gaat het om een besluit die is genomen en kan je deze in een besluitenlijst opnemen?

Wees als notulist(e) nu niet bang dat je straks overbodig bent. Het bijhouden van een goede actielijst kan ook veel werk zijn maar heeft wel een veel hoger rendement.

Wil je toch vasthouden aan het maken van notulen, zorg dan dat deze kort en bondig zijn.

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Adviseur/ manager projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!

PMO Professional

Ben jij een ervaren PMO Professional?

Agile PMO

Lees meer...