Effectief vergaderen deel 3: Actielijst

Bente Schijff

Dit soort van actielijsten zie je dan ook vaak voorkomen bij vergaderingen. Een slechte omschrijving van de actie op de actielijst kan ervoor zorgen dat deze niet duidelijk is. Hierdoor kan het zijn dat de actie niet of verkeerd wordt uitgevoerd. Dit is een verspilling van tijd of Waste zoals we binnen LEAN zouden zeggen.

Met het aantal vergaderuren dat we in een week hebben is on-effectief vergaderen niet enkel een Waste van je uren, maar ook een Waste van geld. Want in dit geval “time is money!”

Een goede actielijst is niet enkel een lijstje met wat taken maar kan, wanneer juist toegepast, zelfs een vervanging zijn van de notulen.

Actielijst in je notulen

Heel vaak zie je nog de actielijst onder aan de notulen hangen. Dit zorgt ervoor dat de notulen na verloop van tijd onnodig lang worden. Afgehandelde behoren uit de actielijst gehaald te worden. Maar door het weg halen van behandelede acties is het terug kijken of verwijzen naar oude acties erg lastig. Echter, wanneer je alles laat staan raak je het overzicht makkelijk kwijt.

Het maken van een actielijst in Exel zorgt ervoor dat je gemakkelijk de gesloten acties weg kan klikken, maar ook terug kan halen wanneer dat nodig is.

Besluitenlijst

Naast een actielijst is het verstandig om een besluitenlijst te hebben. Hierin kunnen alle besluiten worden opgenomen. Ook dit kan een vervanging voor de notulen zijn.

Het is belangrijk om de besluiten die genomen zijn duidelijk te omschrijven. Anders gaat het doel van een besluitenlijst verloren. Probeer zo volledig mogelijk te zijn. Het zal vaak om langdurige besluiten gaan. Neem er de tijd voor om deze volledig en gedetailleerd te beschrijven, zodat er later geen verwarring kan bestaan.

Punten die je erin kan beschrijven zijn:

Wanneer zijn ze genomen.
Wat houd het besluit in.
Wie stemt er mee in en wie niet. Dit kan belangrijk zijn als het om een besluit gaat die wel genomen wordt maar er bezwaar vanuit een bepaalde groep komt. Zeker wanneer er financiële gevolgen aan hangen of bepaalde deelnemers of groepen hier later op aangesproken kunnen worden.
De periode dat het besluit geldig blijft.

Wil je meer weten over LEAN, zoals het verschil tussen een Kanban- en Scrum bord klik dan op de link.