Hoe bevorder je de samenwerking over Agile teams heen?

HOE BEVORDER JE DE SAMENWERKING OVER AGILE TEAMS HEEN?

HOE MEER TEAMS, HOE MEER BEHOEFTE AAN OVERZICHT

Agile vindt in rap tempo zijn weg door allerlei organisaties, groot en klein. Want projecten, programma’s en andere veranderinitiatieven worden steeds complexer. Met een Agile aanpak maak je deze behapbaar én overzichtelijk.

Terwijl het aantal Agile teams groeit, ontstaat er meer behoefte aan overzicht, coördinatie, afstemming en governance. Want al deze teams werken samen aan de oplevering van één project of programma. En zij zijn sterk afhankelijk van elkaar.

Een veel voorkomend pijnpunt bij onze klanten is dat zij geen overzicht hebben in de prestaties van de teams. De samenwerking over de teams heen schiet tekort en de teams missen de connectie met de strategie. Ook ontbreekt het aan management planning, voortgangsinformatie en inzicht in de prioriteiten. En er worden verschillende initiatieven genomen, die de stakeholders niet op de radar hebben. Hoe nu verder?

UITDAGINGEN OP TEAMOVERSTIJGEND NIVEAU

Organisaties met een groeiend aantal Agile teams worden met de volgende uitdagingen geconfronteerd:

Hoe kunnen we de afstemming tussen Agile teams en stakeholders verbeteren?
En hoe zorgen we voor optimale coördinatie over de teams heen?
Hebben we nog steeds focus op onze strategie en doelen?
Hoe waarborgen we de voortgang, overzicht, planning, prioriteiten en de strategische koers?

Wij helpen organisaties met het tackelen van deze uitdagingen. Zowel tijdens de Agile transformatie, als na afronding wanneer Agile verankerd is in de dagelijkse praktijk. Wat de pijnpunten van de klant ook zijn; één oplossing is bijna altijd een vast onderdeel van onze integrale oplossingen. En dat is het organiseren en uitvoeren van een Program Increment (PI) Planning. Wat dat precies inhoudt lees je hieronder.

SAFe & PI Planning

Het concept van PI Planning – ook wel Big Room Planning genoemd – is onderdeel van het Scaled Agile Framework (SAFe). Dit is het meest bekende framework voor Agile werken op grote schaal. Binnen SAFe maken de Scrum teams onderdeel uit van een Agile Release Train (ART). Dit zelfsturende team bestaat uit 5 tot 12 Scrum teams.

Al deze teams werken samen aan de oplevering van een project of programma. Dat vraagt om een nóg betere afstemming tussen de Scrum teams. Daar zorgt een PI Planning voor. Tijdens dit event maken de teams en overige stakeholders samen een plan voor de komende 4 tot 6 sprints (8 tot 12 weken).

DE VOORDELEN

Wat zijn de voordelen van PI Planningen? Hieronder hebben we de belangrijkste voordelen op een rijtje gezet.

Afhankelijkheden tussen teams en hun omgeving zijn duidelijk.
Directe afstemming met alle stakeholders.
Snellere besluitvorming.
De doelen van de komende 4-6 sprints zijn voor iedereen helder.
Sprints worden sneller en efficiënter uitgevoerd.
Meer grip op alle Agile teams.
Meer eigenaarschap van teams.

In 5 stappen naar een goed georganiseerde PI Planning

Een PI Planning wordt georganiseerd voor een grote groep: tussen de 50 en 125 mensen doen mee aan zo’n event. In twee dagen tijd wordt een breed gedragen plan voor de komende 3 maanden gemaakt. Zo’n planning moet je dan ook goed en gestructureerd voorbereiden, coördineren en communiceren.

Hoe bereid je een PI Planning optimaal voor? Hieronder hebben we de 5 belangrijkste stappen voor je op een rij gezet. Deze stappen helpen jou, om te komen tot een goed georganiseerde PI Planning.

1. Stel de Agile Release Train (ART) samen

Allereerst is het van belang om inzicht te krijgen in de Agile teams, die samen waarde creëren. Dit kun je doen door een Value Stream analyse uit te voeren. Zo maak je de Agile Release Train (ART) inzichtelijk, die verantwoordelijk is voor de operationele waardestroom. Stel vervolgens de ART samen en zorg ervoor dat alle teams aanwezig zijn bij de PI Planning.

2. Betrek de juiste stakeholders bij de juiste onderdelen

Ga na welke stakeholders bij welke onderdelen van de PI Planning betrokken moeten worden. Nodig de belangrijkste stakeholders uit en zorg ervoor dat zij aanwezig zijn bij het plannen van relevante onderdelen.

3. Bereid iedereen goed voor op de PI Planning

Elke deelnemer heeft zijn of haar eigen rol tijdens de PI Planning. Zorg er daarom voor dat alle deelnemers optimaal zijn voorbereid op hun rol. Onze tip: verzorg persoonlijke begeleiding en trainingen, voor individuen die dat nodig hebben.

4. Breng alle deelnemers op één locatie samen

Zorg voor alle faciliteiten, die nodig zijn om van de PI Planning een succes te maken. Denk aan een strategisch ingerichte ruimte, waar ieder Agile team een eigen blok heeft. Zorg er ook voor dat de stakeholders op de juiste plek zitten.

5. Creëer een Program Backlog en agenda

Stel een Program Backlog op voor de PI Planning. Dit doe je samen met Product Management. De Program Backlog is een lijst van de features voor de Agile Release Train (ART). Op deze lijst staan gemiddeld 10 activiteiten, die de ART gedurende een Program Increment (PI) uitvoert. De features worden naar prioriteit ingedeeld. Stel daarnaast een praktische agenda op voor de tweedaagse planningsbijeenkomst. En communiceer de agenda met alle deelnemers.

HOE WE JOUW ORGANISATIE KUNNEN HELPEN

Een PI Planning is een uitstekende manier, om de samenwerking tussen meerdere Agile teams en stakeholders te versterken. Het plan zorgt voor rust, structuur en duidelijkheid gedurende een Program Increment (PI).

Het organiseren van de planning vergt echter wel de nodige investering. Want zonder een goede voorbereiding heeft een PI Planning weinig kans van slagen. Daarom helpt WIN organisaties bij het organiseren en uitvoeren van PI Planningen. Wij zorgen ervoor dat alle teams en stakeholders zich committeren aan de doelen van het Program Increment (PI). En dat het plan door iedereen wordt gedragen.

PORTFOLIO EN ONDERSTEUNENDE OPLOSSINGEN

Een Program Increment (PI) is slechts een klein onderdeel van onze Portfolio en ondersteunende oplossingen. Wij verzorgen PI Planningen als onderdeel van:

Het leveren van support bij een Agile project of programma

Het leveren van support tijdens de Agile transformatie

Het inrichten van Agile portfolio en programma lagen

Het verbeteren van een Scaled Agile programma en portfolio

Het optimaliseren van Scaled Agile portfolio & programma management

Meer weten over Scaling Agile?

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het opschalen van Agile (Scaling Agile)? Neem dan contact met ons op; wij vertellen je er graag meer over!

Kwartiertje 'scrummen'

Hoe krijg je jouw projectteam op één lijn? En hoe kun je als team zo effectief mogelijk (samen)werken? Dat leggen we uit in dit blog.

DIT ARTIKEL DELEN?

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder. Bedankt voor het delen!

PI Planning: voor een optimale coördinatie over teams heen