PMO als Mission Control

De rol van Project Management Officer (PMO) kent vele vormen in de praktijk. Voor een digitaliseringsproject bij een zorginstelling heb ik deze rol mogen vervullen. Als een van de laatste taken van mijn opdracht was ik “Mission Control” voor het geplande implementatieweekend. Een soort coördinator voor alle geplande werkzaamheden tijdens de implementatie.

PMO als Mission Control

PMO als Mission Control

Alexander Hagens

Het project

Het project waar ik ondersteuning voor zou gaan leveren was een digitaliseringsproject. Het doel van dit project is om zoveel mogelijk applicaties en data die lokaal zijn opgeslagen, over te brengen naar de cloud om uiteindelijk het werk van de (zorg)medewerkers makkelijker te maken zodat ze hun tijd effectiever kunnen benutten. We werkten met zijn allen toe naar een grootschalig implementatieweekend gecombineerd met een wisseling van ICT-leverancier en de uitrol van nieuwe devices (PC’s, laptops etc.). 

De start

De opdracht begon in een vakantieperiode. Ik werd ingewerkt door een managementadviseur die het project begeleidt op de proceskant. Dprojectmanager die ik zou gaan ondersteunen, was zelf de eerste twee weken nog op vakantie. Ik moest mijn plek, de mensen, en de achtergrond van het project leren kennen dus deze tijd kon ik goed gebruiken om mijzelf wegwijs te maken. De tweede week werd gelijk heel spannend omdat er vanuit de hoofdleverancier een exception rapport werd ingediend: we krijgen vertraging. 

Mijn weg vinden

Toen de projectmanager terug was kreeg mijn opdracht meer vorm. Omdat de week ervoor het exception rapport was ingediend moest er gelijk van alles geregeld worden. Ik wilde mijn vaardigheden zo goed mogelijk benutten dus haakte aan bij alle meetings en hielp documenten, planningen en andere lijsten op te stellen voor het programma.  

vertraging

Het was wat rumoerig door het ingediende exception rapport. Er moest geëscaleerd worden naar de stuurgroep van het project om een besluit te nemen over de nieuwe plannen. Na het opnieuw plotten van alle activiteiten in een tijdlijn kwamen we tot de bevinding dat de oplevering zovijf en een halve maand zou gaan duren in plaats van twee en een half. De stuurgroep keurde dit voorstel af en gaf aan dat het voor het einde van het jaar, binnen vier maanden, moest worden afgerond. 

versnelling

Door dit besluit moest het project in versnelling. Door de korte opleverdatum hebben we goed moeten kijken naar wat er echt nodig is, en wat “nice to have” is. Om het tempo erin te krijgen hebben we een workshop georganiseerd waarin we met zijn allen het doel bespraken en een nieuwe opzet hebben gemaakt. We hebben de verschillende teams gevraagd om kort te presenteren wat hun doel is en wat ze gaan doen de komende periode. 

Go/ No go

De laatste weken voor het grote implementatieweekend werden spannend. We hadden op een gegeven moment dagelijkse standups met het hele team om de voortgang te bewaken van de laatste loodjes. Het heeft er nog flink om gespannen, maar uiteindelijk hebben we als projectteam de GO kunnen geven voor het geplande migratieweekend. De stuurgroep gaf hierop vervolgens ook de GO om het uit te voeren. 

migratieweekend

Het grote migratieweekend waar we naartoe werkten was eindelijk daar. We hadden van vrijdag tot maandag om alles wat we gepland hadden te implementeren. Kortom, een flinke uitdaging voor 3 dagen. We zouden beginnen om 06.00 uur ’s ochtends en doorgaan tot minimaal af was wat we voor die dag gepland hadden. Naar schatting zouden we zon 10-12 uur per dag moeten maken om dit te kunnen realiseren. 

Mission control

Mijn rol tijdens het migratieweekend was “Mission Control”. Ik had een migratiedraaiboek opgesteld met alle activiteiten, start- en doorlooptijden en afhankelijkheden. Er was afgesproken dat iedereen zich moest aan- en afmelden bij mij voor het starten en afronden van een (cluster) taak. De voortgang konden we volgen met een dashboard dat met alle activiteiten in het draaiboek verbonden was en in een oogopslag zichtbaar maakte wat de voortgang was van alle onderdelen. 

de uitvoering

De uitvoering verliep eigenlijk heel soepel. We waren met de meeste taken sneller klaar dan we gepland hadden. We liepen op een gegeven moment zelfs zo ver voor op de planning, dat we hebben besloten om een groot deel van de taken die we op zondag wilde doen, op zaterdag zouden uitvoeren. 

nazorg

De implementatie is succesvol verlopen. Er volgde nog een nazorgtraject om de gebruikers te ondersteunen bij het werken in de nieuwe omgeving. Echter, omdat de doorlooptijd van het project zo kort was, waren er nog aardig wat restpunten en “nice to haves” die moesten worden opgepakt. We merkten dat dit nog wat problemen opleverde voor de eindgebruikers. Dit hebben we uiteindelijk als nasleep op het project nog uitgevoerd. 

conclusie

Ik vond het onwijs leuk om deel uit te maken van dit project en heb er ook heel veel geleerd. Een goede voorbereiding is vaak het halve werk en ook hier bleek dit niet meer dan waar. PMO kan op heel veel verschillende manieren worden uitgeoefend en dit was een interessante vorm.  Ben je benieuwd wat PMO voor jouw organisatie of project kan betekenen? Neem dan contact op met mij via bovenstaande gegevens.

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Adviseur/ manager projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!

PMO Professional

Ben jij een ervaren PMO Professional?

Agile PMO

Lees meer...