PMO naar een next level brengen door middel van Obeya

Eigenlijk is het al zo oud als het vakgebied PMO, het gebruiken van visualisaties, afbeeldingen, diagrammen en andere visuele hulpmiddelen om informatie te geven over projecten, programma’s en portfolio’s. Wie kent niet de Gannt-chart voor projectplanning, grafieken in voortgangsrapportages, ‘red-amber-green’ stoplichten of KPI rapportages binnen deze projecten, programma’s en portfolio’s? Vaak zijn deze dingen gekoppeld aan besluitvorming en signalering hierbinnen. Vaak ook onderdeel van rapportages met eindbestemming bureaulade. Maar wat als we dit nu naar een ‘next level’ brengen? We visualiseren het hele portfolio, het programma of het project? Dan krijgt het echt een plek. Obeya kan ons hierbij helpen. Handig om deze kennis als PMO’er in je rugzak te hebben!

Maar Obeya, wat is dat dan? Misschien ken je het wel van een project of programma waar je als PMO’er bij betrokken bent geweest. De ‘warroom’. Als we de Obeya gelijkstellen aan die traditionele ‘warrooms’ dan zal de gemiddelde Obeya addict zeggen dat het veel meer is dan dat. Natuurlijk is dat ook zo, maar voor de visualisatie in je hoofd is het een goed startpunt. Dan is het eerste plaatje alvast daar.

Volgens de breed gedragen definitie is een Obeya:

“Een fysieke en/of digitale ruimte waar strategie en uitvoering elkaar ontmoeten. De Obeya-aanpak zorgt voor afstemming en eigenaarschap tussen verschillende groepen belanghebbenden om complexe problemen op te lossen, culturele verandering te stimuleren en werk gedaan te krijgen.”

 

Het is dus inderdaad veel meer dan alleen maar een ‘paar plaatjes’ aan de muur om ‘overview’ te  krijgen in je portfolio, programma of project. Het volgen van de Plan-Do-Check-Act. Het gaat ook over een mindset, hoe werken we samen naar resultaten en komen we ook gezamenlijk in een cyclus van continu leren en verbeteren. Of dat nu in de tijdelijke programma/project organisatie is of in de meer permanente portfolio organisatie.

 

Maar wat kan jouw rol hierin zijn als PMO’er?
Op de eerste plaats kan je hier de persoon zijn die signaleert dat deze manier van werken een oplossing kan zijn voor de uitdagingen waar je binnen jouw specifieke omgeving tegenaan loopt.  De Obeya kan binnen jouw omgeving onder andere helpen bij:

• Verbeteren van de afstemming binnen het team.
• Bevorderen van coherente, doelgerichte actie.
• Helpen bij het leveren van zinvolle resultaten.
• Een groeiende focus op echte waardecreatie.

Stel dat mensen getriggerd raken en het besluit wordt genomen inderdaad een Obeya te gaan bouwen voor het project waar je in werkt. Ook nu kan je hier als PMO’er weer een belangrijke rol pakken.

Binnen de Obeya-theorie kennen we een aantal rollen, voor PMO’ers is het daarin interessant te kijken naar de rollen van Obeya Builder en mogelijk zelfs de Obeya Host:

Als er meerdere Obeya’s in jouw organisatie zijn kan je vanuit een centraal PMO zelfs de hoeder van de standaard zijn. Immers, het is wel prettig als mensen in verschillende ruimtes kleuren, vormen en stromen op dezelfde manier kunnen interpreteren. Hierin kan je als PMO’er de ‘hoeder van de standaard’ zijn, maar ook een expertisecentrum. Hierbij valt dan te denken aan:

• Tooling: Het aanbieden en ondersteunen in het gebruik van van softwaretools voor virtuele Obeya’s, maar ook fysieke tools voor visueel management in Obeya’s. Tools zoals bijvoorbeeld digitale whiteboards, projectmanagement-software, AgileWalls en dashboards ondersteunen de Obeya-werkwijze.

• Obeya werkwijze: Het bewaken van de best practices, rollen, verantwoordelijkheden en processen rondom de Obeya-ruimte(s) binnen de organisatie. Op deze manier ook het bewaken van consistentie, ook als Obeya’s aan elkaar verbonden zijn (Cascadering).

• Training en Opleiding: Regelmatige trainingen en workshops voor teamleden en stakeholders om hen te laten kennismaken met de principes en voordelen van de Obeya-aanpak.

• Faciliteren: Het PMO kan ervaren Obeya Hosts inzetten die de Obeya-sessies leiden, zij zorgen voor structuur, dat de juiste onderwerpen aan bod komen en het gesprek in de ruimte met het juiste doel gevoerd wordt. Daarnaast kan de PMO’er ook de rol van Obeya builder aannemen om zo ook de consistentie te kunnen bewaken.

• Culturele Verandering: Het stimuleren van een cultuur van open communicatie, transparantie en continue verbetering binnen de organisatie. Door dit te centraliseren in het PMO ontstaat een centrale kennishub.

Concluderend: Het gebruik van de Obeya-ruimte binnen de verschillende niveaus in een projectenorganisatie kan een duidelijke toevoeging op, of zelfs vervanging zijn van, traditionele project-, programma- en portfoliosturing. Als PMO’er kan je hier een belangrijke aanjager in zijn binnen jouw project, programma of portfolio. Vanuit een centraal PMO kan je een sleutelrol spelen in de succesvolle implementatie en borging van deze aanpak door middel van tooling, handboeken, training en cultuurverandering.

Wil je nu weten hoe het echt werkt? Heb je specifieke vragen, neem dan vooral eens contact met ons op bij WIN. Onze Obeya coaches kunnen je vast verder helpen met jouw ontdekkingstocht in de wereld van Obeya!