Een nieuwe opdracht en nu?

Als gepokte en gemazelde PMO is het (proactief) starten van een nieuwe opdracht voor mij een vanzelfsprekendheid geworden. Iedere ervaren PMO heeft daar denk ik wel een eigen weg in gevonden. Bij het geven van trainingen en/of masterclasses kreeg ik vaak als feedback te horen dat men juist mijn praktijkvoorbeelden het leerzaamst vonden. De afgelopen jaren merk ik steeds meer dat er bij (junior) PMO collega's ook behoefte is aan pragmatische informatie. Juist die PMO informatie die je niet in een boek kunt vinden, maar welke op basis van ervaring is. Vandaar dat ik in de pen ben geklommen om een paar van mijn ervaringen en levenslessen met jullie te delen. Ik hoop dat jullie er veel van opsteken, maar dat het ook bij de meer ervaren PMO voor herkenbaarheid en misschien een glimlach zorgt. Overigens richt ik me in deze blog voornamelijk op de PMO-projectondersteuner.

Deel 1: Praktische PMO ervaringen: Een nieuwe opdracht en nu?

Deel1: Een nieuwe opdracht, en nu?

Irene van den Beukel

Wanneer ik aan een nieuwe opdracht begin loop ik in mijn hoofd een soort lijstje af. Dat lijstje is een kruising tussen een stappenplan en een analyse. “Vroeger” kwam ik nog wel eens inwerkdocumenten tegen waarin per dag, week, maand stond wie mij wat ging vertellen/inwerken. Voor dat inwerken stond ook gerust 3 maanden. De boodschap was: in het begin alles vragen wat je wilt of moet weten, maar na 3 maanden word je geacht alles te kennen.

Tegenwoordig kom ik zelden inwerkdocumenten tegen, hooguit een overdrachtsdocument, en 3 maanden zijn nu eerder 3 dagen voor inwerken en 1 maand om alles te weten. Dat is niet erg, maar daarom des te belangrijker dat je weet wat je moet doen en hoe je het aanvliegt.

Het vak PMO is gelukkig een duidelijk verhaal. Je hebt vaste onderwerpen, dezelfde basis project mijlpalen, dezelfde deliverables zoals rapportages over de voortgang en vaak ook dezelfde processen of procedures. De grootste variabel is waar de nadruk op ligt bij deze opdracht. Willen ze voornamelijk rapportages ontwikkeld hebben? Of ben je ingehuurd voor een financieel deel?

Voor het gemak ga ik uit van een standaard PMO-opdracht waarbij je een projectmanager ondersteunt op een middelgroot project. Wat zijn de stappen? Allereerst een rondje over de werkvloer en kennismaken met stakeholders en collega’s. Als het een klein bedrijf is dan maak je uiteraard kennis met iedereen, maar stel het is een bedrijf met duizenden werknemers dan wordt dat al erg lastig. Met wie ga je dan kennismaken? Lees hieronder mijn stappenplan.

1

Ga kennismaken met de projectmanager(s) / programmamanager (portfoliomanager) waar je direct mee samen werkt.

Naast kennismaking overleg je uiteraard ook wat jouw werkzaamheden zullen zijn, bij welke overleggen je wel/niet aanwezig bent en het inwerken/onboarden in algemene zin. Ik probeer altijd te achterhalen wat hun kwaliteiten zijn, want iedereen heeft specifieke kwaliteiten, dus in welke dingen ze net iets beter zijn dan een ander. Daardoor weet ik waar mijn focus minder op hoeft te liggen, en dat is belangrijk want je kunt je niet op alles focussen, maar kan ik tegelijkertijd rekening houden met andere zaken. Let ook op dingen die de ander niet leuk vindt of waar ze in het extreemste geval allergisch voor zijn. Voorbeeld: doordat ik tweetalig, Engels & Nederlands, ben opgevoed heb ik in mijn carrière vaak vertalingen en reviews van documenten gedaan. Ik heb daar altijd hele fijne en dankbare reacties op gekregen. Echter heb ik ooit, toen ik een Programmamanager aanbood om hem te helpen met een Engelstalig document, een hele venijnige reactie gekregen omdat hij zichzelf zag als iemand die de Engelse taal perfect beheerste en mijn aanbod als een belediging zag. Niet leuk.
Gelukkig komt dat zelden voor en krijg je juist waardering voor het, in hun ogen, “ontlasten”. Dus zaak is om, liefst informeel en onopvallend, uit te zoeken waar jouw toegevoegde waarde ligt en waar de manager dus heel blij van wordt wanneer jij die taken oppakt. Meestal geven ze dat gelukkig uit zichzelf al aan want het is veel fijner samenwerken als de ander goed is in zaken waar jij minder in bent en vice versa. Waarschijnlijk ben je daar zelfs op geselecteerd.

2

Vorm een team met jouw manager. Wanneer mensen niet weten wat een PMO doet dan leg ik in Jip-en-Janneke stijl uit dat een projectmanager aan de voorzijde/frontdesk het project “managed” en de PMO aan de achterzijde/backdesk zorgt dat alles goed loopt: van rapportages maken, zorgen dat teamleden uren kunnen schrijven, administratie etc.

Maar naast ondersteunend zijn heeft de PMO ook een andere taak: ik noem dat de “ogen en oren” van het project zijn. Wanneer zaken niet goed gaan of niet volgens de regels dan is het aan de PMO om dit bij de projectmanager aan te kaarten. Dus je ondersteunt een projectmanager en het team maar tegelijkertijd coach je ze ook of tik je ze zelfs in extreme gevallen op de vingers. Daarom is het belangrijk om een goede verstandhouding op te bouwen met elkaar.
Je let ook op kwaliteit, of alles in overeenstemming met proces en procedures loopt en vaak ben je hierdoor ook een sparringpartner van de manager en voor het team een klankbord. Persoonlijk maak ik wel eens mee dat teamleden die ergens mee zitten sneller bij mij aankloppen dan bij de manager. Informeel houd je de projectmanager wel op de hoogte van belangrijke zaken die er spelen zodat deze er rekening mee kan houden, maar ga je uiteraard gepast om met deze vertrouwelijkheden. Waak ervoor dat hetgeen je communiceert met de manager professioneel is en zakelijk van belang, en dat het niet “roddelen” wordt.

3

Maak goede basis afspraken mocht je meerdere managers gaan ondersteunen
Zorg dan vooraf voor duidelijke afspraken want er zal ongetwijfeld een moment komen dat je het gevoel hebt dat er meerdere kapiteins zijn op 1 schip en dat jij hierdoor in een spagaat komt. Been there, done that. Nu zorg ik er voor dat ik duidelijke afspraken maak over wanneer ik voor wie werk of dat ik 1 hoofd opdrachtgever heb die in geval van gelijktijdige werkzaamheden voor gaat. Indien je tegelijkertijd nodig bent en er niet uit komt dan kun je altijd nog de vraag bij de hoofd opdrachtgever neerleggen, die jou kan helpen een besluit te maken. Overigens: Stuurgroepen gaan altijd voor andere overleggen (ongeschreven regel), dan (de meeste) afspraken met externen en vervolgens de moeilijkst te plannen afspraken zoals trainingen of besprekingen met grote groepen of afspraken met meerdere management- en of directieleden met drukke agenda’s.

4

Ga kennismaken met het projectteam weet wie zij zijn en zorg dat ze weten wie jij bent en waarvoor ze bij jou terecht kunnen. Als PMO kun je bijdragen aan de teamspirit, zorgen dat er een teamgevoel komt. Als metafoor zie ik iedere collega als een onderdeel in een machine waarbij iedereen even belangrijk is want zonder 1 onderdeel draait de machine niet. De PMO is de olie in de machine.
Attent zijn maakt heel veel verschil. Denk aan verjaardagen, een bloemetje sturen wanneer iemand ziek is, ijsjes uitdelen wanneer het bloedheet op kantoor is, oprecht geïnteresseerd vragen hoe het weekend of de vakantie was, maar ook onthouden dat iemands kind examen moet doen of iemands ouder iets is overkomen en daar extra aandacht aan besteden. Een stukje persoonlijke interesse. Wat dat betreft doen secretaresses vaak hetzelfde in de lijnorganisatie.

5

Over secretaresses gesproken, denk bij kennismaken ook aan de (Directie-) secretaresses. Iemand zei ooit tegen mij dat als je een afspraak probeert te plannen via een secretaresse die jou niet mag, je meestal pas na 2 weken aan de beurt bent…. Daarnaast weten secretaresses vaak wat er reilt en zeilt en kunnen ze jou goed wegwijs maken qua processen en wie, wat en waar

6

Let er tevens op dat je langs afdelingen gaat zoals: IT, repro, postkamer, receptie, beveiliging, facilitair, schoonmaak en catering. En behandel ze altijd met respect. Dit zijn namelijk de mensen die jij op last-minute crisismomenten het hardste nodig hebt, dus het helpt als zij jou kennen. En weet dat ze vaak over het hoofd worden gezien als het op waarderen en trakteren aan komt, dus heb je taart of broodjes over van een of ander event? Breng het naar die afdelingen. Ze zullen het waarderen en jou de volgende keer misschien net iets meer helpen dan normaal.

7

Ga regelmatig met collega’s koffiedrinken of lunchen want vaak hoor je veel informatie informeel. Hierdoor kun je beter anticiperen en zijn er minder (vervelende) verassingen. In de huidige covid-19 situatie waarbij iedereen voornamelijk thuis werkt is dit uiteraard een stuk lastiger, maar via beeldbellen kun je ook kennismakingsgesprekken inplannen zodat je elkaar “ziet”.

  •  
8
Tot slot is het natuurlijk heel belangrijk dat je weet wie de project (key) stakeholders zijn, zoals de “sponsor” van het project en de leden van de stuurgroep.

Dit is deel 1 van mijn blog: “Praktische PMO ervaringen vanuit de praktijk”. Mocht je tussentijds vragen hebben of interesse hebben in een bepaald onderwerp, stuur dan vooral een berichtje.

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...