Wat PMO ook kan zijn

Wat PMO ook kan zijn

Wouter Senden

Onlangs sprak ik WINner Wouter Senden over zijn recent afgeronde opdracht, over de verschillende vormen die PMO kan aannemen en welke rol je daar zelf in speelt.

In de herfst van 2017 startte Wouter bij WIN. Het was voor hem de ‘officiële introductie’ in het PMO-vak. Hij vertelt: “Ik herkende veel van de werkzaamheden van een PMO-er in werk wat ik eerder deed, maar stelde bij WIN toch de vraag: ‘Wat is PMO?’ en kreeg daarop de wedervraag: ‘Wat verwacht je zelf dat je binnen het vakgebied kan doen?’” In zijn tweede week bij WIN startte Wouter bij Netbeheer Nederland en ontdekte hij dat PMO verschillende vormen kan aannemen. En dat je zelf grote invloed kunt hebben op hoe de rol er voor jou uit ziet.

Wouter Senden

“Ik vergelijk PMO altijd met een rugbyspeler op de tweede rij: je staat niet in de frontlinie, maar bent de drijvende kracht en verzorgt de stabiliteit in een scrum. Als PMO doe je hetzelfde: je mag meedenken en meesturen en ervoor zorgen dat de voorwaartse beweging, ergo het bepalen en behalen van je doelen, goed gefaciliteerd is.”

Voordat Wouter bij WIN aan de slag ging, werkte hij in het onderwijs. Met bachelors in Geschiedenis en Wijsbegeerte en een master in Filosofie had hij er niet voor gestudeerd, maar hij kwam voor de klas te staan. Een jaar later begon hij echter projecten op te pakken op het gebied van digitalisering van het onderwijs. Wouter: “Als spin in het web zorgde ik ervoor dat wielen niet opnieuw uitgevonden werden. Het was de houtje-touwtje versie van projectmanagement.” Vier jaar lang deed hij ervaring op in projecten en ontwikkelde hij zich. Toen viel zijn oog op de vacature van WIN. “Ik zocht een team om ruggespraak mee te houden. Om samen mee te ontwikkelen. De omschrijving van WIN en de vibe die binnen het bedrijf hangt passen me erg goed.” Wouter zag veel gelijkenis in het werk dat hij de voorbij jaren had gedaan: het structureren, helder krijgen wie waar mee bezig is. Ervoor zorgen dat dingen goed gaan. “Ik vergelijk PMO altijd met een rugbyspeler op de tweede rij: je staat niet in de frontlinie, maar bent de drijvende kracht en verzorgt de stabiliteit in een scrum. Als PMO doe je hetzelfde: je mag meedenken en meesturen en ervoor zorgen dat de voorwaartse beweging, ergo het bepalen en behalen van je doelen, goed gefaciliteerd is.”

Toen Wouter startte bij Netbeheer Nederland was zijn rol er vooral op gericht dat de bestaande zaken goed moesten draaiden. Managementoverleggen voorbereiden, rapportages op orde maken, documentatie organiseren. “PMO basics”, aldus Wouter. “Ik kon daar mijn kennis en ervaring bij inzetten en dat begon te landen in de bakjes PMO. Ik kon mijn ervaring vertalen naar terminologie. Voorheen ‘regelde ik de shit’. Nu was ik PMO.” Hij kwam terecht in een groot programma: de uitrol van slimme meters in Nederland. Een programma met grote schaal en grote impact op alle Nederlanders (8.6mio aansluitingen). Samen met de andere regionale netbeheerders. Wouter: “De omvang van het programma is qua euro’s met zo’n 3,5 miljard enorm, en werd wel eens vergeleken met ‘twee keer de Betuwelijn’.”

“Voorheen ‘regelde ik de shit’. Nu was ik PMO.”

De eerste periode

De eerste zes maanden van het programma moest Wouter vooral ‘op de winkel passen’: er voor zorgen dat het doordraaide. In april 2018 kwam er een nieuwe programmamanager. Dit betekende voor Wouter ook een verandering. “Waar ik voorheen de vlieg op de muur was en vooral ‘de achterkant’ regelde, kwam ik meer op de voorgrond en ging ik ook meedenken over het adequaat uitvoeren van het programma. Hoe krijgen we het collectief de juiste kant op? Wat zijn de knoppen waar we aan kunnen draaien? Het werd meer een duorol van enerzijds politiek leider, de programmamanager, en anderzijds meedenker, de PMO-er. Dat resulteerde in een heel andere rol dan passen op de winkel.” Samen bekeken zij hoe ze de besturing van het programma het beste in konden richten. Ze keken naar de structuur van de organisatie en vroegen zich af: levert deze structuur, de overleggen, de rapportages en de governance op wat het moet opleveren? Wouter licht toe: “De opstartfase van het programma was voorbij. We gingen een nieuwe fase in met totaal andere vraagstukken waar ook een andere besturing bij hoorde.” De inrichting van het programma werd opengebroken en in een traject van negen maanden werd de governance volledig nieuw opgebouwd. Van een klassieke programma-invulling waarin een programmamanagers verschillende projectleiders aanstuurt naar een programmamanager die portefeuillehouders vanuit de business aanstuurt.

“Het was fascinerend om te merken dat hoe verder de tijd vorderde, hoe meer collega’s uit het vakgebied interessant vonden hoe ik mijn werk invulde.”, vertelt Wouter. “Het programma viel rechtstreeks onder de raad van bestuur van Netbeheer Nederland: de ledenraad. Daar leerde ik erg veel van. Vanwege de omvang en de complexiteit kon ik van meerwaarde zijn voor de programmamanager. Hoe groter en (politiek) complexer een programma (of project) wordt, hoe meer taken een PM af moet gaan stoten. Met name de blauwe taken komen bij een PMO te liggen. De PM blijft verantwoordelijk voor het stakeholdermanagement. Voor de buitenkant, de politiek. Zo doet ieder waar zij of hij sterk in is.”

Het was fascinerend om te merken dat hoe verder de tijd vorderde, hoe meer collega’s uit het vakgebied interessant vonden hoe ik mijn werk invulde.”

welke rol wil je hebben

Ik vroeg Wouter of het toeval was dat zijn rol steeds relevanter werd en hij steeds meer verantwoordelijkheid kreeg in het programma. “Als je met een juist team zit, vormt het team je juist om je heen. Terwijl PMO ook de rol kan zijn van de uitvoering, de ondergeschikte. Het hangt grotendeels van de omgeving af, maar het is ook hoe je je opstelt en hoe je het zelf invult. Welke rol pak je? Dat moet je jezelf afvragen. Waar ben je zelf goed in en welke rol wil je hebben?”

Maar welke rol wilde hij dan hebben, vroeg ik hem? Waarom wilde hij mee in de omslag die het programma maakte? “Ik werd door mijn omgeving uitgedaagd om een stap naar voren te zetten en vanuit mijn vakexpertise aan tafel te komen zitten in de herijking van het programma. Ik had inmiddels ook meer grip en zicht op de rol die ik vervulde en dat gaf zelfvertrouwen.”, antwoordde Wouter. Hij vervolgde: “En in een volwassen omgeving weten de mensen aan het stuur hoe waardevol je mening is voor het collectief. Om vanuit jouw expertisegebied (met tools en technieken in je rugzak) deel te nemen aan de conversatie. Met zicht op de feiten, gegevens, data, gekoppeld aan de verschillende invalshoeken en standpunten van de deelnemers. Door de feitelijkheid daarvan vanuit een helicopterblik. Overview. Vanuit de gemaakte afspraken overzicht en inzicht geven.”

Inzicht en overzicht geven. De ‘blauwe’ invulling waar Wouter het eerder over had. Back to back met de programmamanager het programma draaien. “Een goeie projectmanager doet in principe niks.”, zei Wouter. “Die is vooral bezig met uitzonderingen, politiek, stakeholders, communicatie, verbinden. Zorg dat de juiste mensen aan tafel zitten, dat de juiste stukken op tafel liggen, dat besluiten vastgelegd worden. De groene kant doet de programmamanager. Je staat naast de manager en vormt samen het management.”

Nog was mij niet duidelijk hoe Wouter ervoor heeft gezorgd dat hij die plek verdiende. Want dit kon niet allemaal gelegen hebben aan zijn omgeving. “Nee, dat klopt. Hier heb je zelf een belangrijke rol in. Je moet je plek verdienen door de goeie dingen te zeggen. Je expertrol te pakken op de domeinen waarop je werkt. Discussies aan te gaan op basis van objectieve feiten. En vervolgens samen aan het stuur zitten. Voor het resultaat van elkaar afhankelijk zijn.”, legt Wouter uit.

“Je bent nodig. Je zit niet voor niks aan tafel. Word comfortabel dat je daar zit en pak je rol. Je bent niet een hulpje of een assistent. Jij bent hard nodig om de sturing te organiseren. Zorg ervoor dat je die plek pakt. Het muurbloempje wordt nooit een rode roos. Vertrouwen moet je verdienen.”, is het advies van Wouter. “Ken je krachten en herken die van de ander. En ga dan met die gebundelde krachten zo goed mogelijk de koek verdelen.”

Praktische tip

Tot slot vraag ik Wouter om een praktische tip voor een PMO’er die ook een dergelijke stap wil maken. Wouter antwoordt direct: “Word je als PMO gevraagd de notulen te maken en koffie te halen? Nee zeggen, tenzij je daarmee aan interessante tafels mag komen zitten. Val niet in de belangrijkste valkuil van je kwaliteit. Je bent hulpvaardig, maar dat betekent niet dat alle rotklusjes voor jou zijn. En natuurlijk: iemand moet het doen. En in iedere rol zitten vervelende taken. Je bent een team. Af en toe ben jij degene met corvee. Of je bent gewoon de goedkoopste kracht. Take one for the team.” Ook heeft Wouter nog een advies voor een project- of programmamanager: “Maak gebruik van de kwaliteiten van je PMO. PMO’ers zijn faciliterende mensen. Ze willen helpen maar brengen vooral ook competenties en techniek met zich mee. Gebruik de toegevoegde waarde. Die zit ‘m juist in die dingen waar de zwaardere project- en programmamanagers in de waan van de dag minder oog voor kunnen hebben of minder natuurlijk tot komen: het behouden van overzicht en het verschaffen van inzicht. In het regelen, het faciliteren en het organiseren van structuur en informatie. Maak daar op de juiste manier gebruik van en je bereikt samen de mooiste dingen!”

Geintevieuwd door: Frank Oeben

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Adviseur/ manager projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!

PMO Professional

Ben jij een ervaren PMO Professional?

Agile PMO

Lees meer...