“De deskundigheid en zelf startend vermogen van WIN is erg fijn om te ervaren en zo in een korte tijd van een open vraagstuk naar een voortvarende aanpak te komen.”

De Open Universiteit heeft, na de reorganisatie in 2020 en de komst van enkele omvangrijke strategische programma’s zoals “De Digitale OU” behoefte om alle projecten als een portfolio in beeld te brengen en te houden. Hierdoor verkrijgt de organisatie beter inzicht in de doelen, activiteiten en (financiële) consequenties van het programma(‘s) c.q. projecten.

WIN kreeg de vrijheid om een team van consultants samen te stellen. Hierdoor kon WIN op gewenste momenten specifieke kennis inzetten om zo een optimaal resultaat naar de Open Universiteit te kunnen presenteren. WIN is in 4 sporen aan de slag gegaan.
Volwassenheid projectenorganisatie
In deze periode heeft het team door middel van de Quick Insight onderzoek gedaan naar de huidige – en gewenste volwassenheid van de projectenorganisatie waarbij gefocust is op besturing/ aansturing en (uniforme) werkwijze. De Quick Insight bestaat uit een online vragenlijst gevolgd door een individueel interview. Hierdoor is een goed inzicht verkregen wordt van de antwoorden en de context van de (projecten)organisatie. Op basis hiervan is een advies inclusief faseplan voor de implementatie van Portfoliomanagement aan het seniormanagement gepresenteerd.

Toolselectie
In deze interviews zijn ook de criteria van de stakeholders meegenomen die zij stellen aan een portfoliomanagementtool wat heeft geleid tot een top 3. Deze 3 leveranciers hebben een elk een online demo gegeven. Deze demo’s en de feedback van de stakeholders heeft geleid tot de keuze voor de Fortes Change Cloud. Deze tool wordt begin 2022 geïmplementeerd waarbij de belangrijkste strategische programma’s als pilot zijn aangemerkt.

Operationeel projectenportfolio
Doormiddel van interviews bij managers/ opdrachtgevers en de PMO organisatie binnen een strategisch programma is het totaaloverzicht gemaakt van alle projecten. Hierbij is niet alleen gekeken naar de actieve, maar ook naar de geplande projecten zodat er een totaalbeeld voor 2022 aan het begin van het jaar beschikbaar was.
Agile werkwijze
Doormiddel van de Agile Wegwijzer is in beeld gebracht welke wensen er binnen de Open Universiteit zijn op het gebied van Agile werken en welke ontwikkelingen er op dit moment gaande zijn. Op basis hiervan en de expertise van WIN zijn knelpunten inzichtelijk gemaakt en is er een gefaseerde aanpak gepresenteerd om de eerste stappen naar een Agile of hybride werkwijze te zetten.