Praktijkcase: de Agile transformatie bij Aegon Asset Management

Wij interviewden Mischa Muntinga, die bij Aegon Asset Management als European Head of Change werkt aan de agile transformatie om de organisatie meer wendbaar, toekomstvast en eenvoudiger te maken. Hij geeft een mooie en persoonlijke inkijk in zijn werk en zijn ervaring.

De Agile transformatie bij Aegon Asset Management die nooit af is

De Agile transformatie bij Aegon Asset Management die nooit af is

Frank Oeben

“Je vraag impliceert dat de transformatie ooit ‘af’ is. Daar geloof ik niet in.”, aldus Mischa Muntinga op een zonnige nazomerochtend toen wij hem spraken over de digitale transformatie bij Aegon Asset Management, waar hij als European Head of Change Management een leidende rol in heeft. Ik interviewde hem op het terras van De Landbouw in Wassenaar samen met mijn collega Henry Suiker (Agile Consultant bij WIN). Henry professionaliseerde Aegon Asset Management op het gebied van portfoliomanagement en organiseerde de eerste PI Planning evenementen.

Mischa startte zijn carrière bij PWC en maakte na een kleine drie jaar de overstap naar Aegon als Tax Counsel. Zes jaar later was hij European Head of Legal & Tax en via Head of Product Management & Development en Company Secretary is hij nu verantwoordelijk voor de Europese veranderagenda. Een ambitieuze veranderagenda. De organisatie maakt de transformatie naar een Agile manier van werken. Daarbij is het bedrijf Europees aan het integreren. De organisaties in Den Haag en Groningen samen met die in Edinburgh. “En we hebben een mega veranderagenda. We zijn systemen aan het integreren, het landschap aan het aanpassen, et cetera, et cetera.”, vertelt Mischa. Dat is nogal wat, drie veranderingen tegelijk. Hij vervolgt: “Dat is inderdaad veel, en het is complex. We hebben nu al teams met mensen op drie locaties, we hebben offshore teams en we zijn operationeel werk aan het verplaatsen naar Oost-Europa. Dit maakt het meer verspreid. Ook worden onderdelen van een ander bedrijfsonderdeel geïntegreerd met andere teams. Dat betekent ook heel concreet dat er banen verloren gaan. En het moet allemaal op elkaar afgestemd worden, want het interfereert. Maar het moet.

Mischa Muntinga

Change is geen IT-feestje, het gaat om de executie van de strategie.

Waarom veranderen?

Mischa benadrukt de noodzaak om te veranderen: “Als je niet verandert, word je veranderd. Niet veranderen is geen optie. We moeten sneller veranderen, silo’s moeten uit de weg en de kwaliteit moet hoog zijn. Er mogen geen fouten naar productie. Business en IT moeten naadloos samenwerken.” De concurrentie ligt op de loer op twee markten tegelijk.

“Enerzijds zien we nieuwe competitors opkomen en er is een consolidatie gaande in de business. Kosten staan onder druk. Daarbij vragen klanten juist steeds meer maatwerk. Producten worden complexer en de combinaties maken het moeilijker. Er is een groot verschil in markten per land en marktaandeel en kanalen. Een Duitse verzekeraar heeft iets anders nodig dan een Nederlands pensioenfonds. Daardoor moet je wendbaarder zijn, sneller kunnen leveren op een maatwerk klantvraag. Tegelijkertijd heb je een robuust platform nodig dat schaalbaar is om het aan de achterkant wel operationeel werkend te houden. Met daar bovenop nog allerhande compliance zaken.”

De tweede markt waar de concurrentiestrijd plaatsvindt is de arbeidsmarkt. Als je niet Agile werkt, willen mensen niet meer bij je werken. Voor een deel zit dat in de branding. “Voor sommige dingen is waterval gewoon nog steeds de beste aanpak, maar dat moet je niet meer zo noemen.”, zegt Mischa. “Maar,” vervolgt hij, ”Agile gaat over hoe de nieuwe wereld werkt. Hoe gaaf is het om hier bij te horen?”

“Als je niet verandert, word je veranderd. Niet veranderen is geen optie. We moeten sneller veranderen, silo’s moeten uit de weg en de kwaliteit moet hoog zijn. Er mogen geen fouten naar productie. Business en IT moeten naadloos samenwerken.”

SAFe als referentie framework

Bij Aegon Asset Management wordt gebruik gemaakt van het Agile framework SAFe. Maar dit betekent niet dat dit volgens de letter van de theorie wordt geïmplementeerd. Mischa licht toe: “SAFe is een framework waar je de juiste elementen uit moet halen. Het is onze zelfde taal over de locaties heen.” De organisatie hanteert de 10 essentials van SAFe, maar kijkt verder naar wat nodig is. “SAFe als geheel is een referentie framework waar we uit putten om onze organisatie beter te maken. Dit is bij wijze van spreken vrijheid blijheid, maar daar waar we afspraken implementeren, gelden deze als wet.”

“Wij leerden Agile niet op school”

Met een achtergrond in economie en belastingen is Agile transformatie niet een onderwerp waarvoor Mischa gestudeerd heeft. “Een paar jaar geleden kon ik Agile alleen nog spellen, nu kijkt iedereen naar mij.”, grapt Mischa. Net als alle andere senior-managers binnen Aegon Asset Management heeft hij Agile niet op school geleerd. Hij lacht: “Dat bestond toen nog niet op school!”

Het veranderen van een organisatie gaat over het veranderen van mensen. Zeker een Agile transformatie, want die vraagt om een andere mindset. Kaders vallen weg. Er wordt gewerkt in teams die zelfsturend zijn. Dat betekent dat er geen manager meer is om naar te kijken. Mischa heeft in zijn organisatie people coaches aangesteld. Hij legt uit: “Dit zijn niet de oude managers met een nieuwe titel. Voorheen waren managers de beste mensen van de werkvloer. De nieuwe people coaches zijn grotendeels andere mensen. Het zijn professionals die pure focus hebben op mensen. Vanuit een passie voor mensen. Het woord ‘manager’ vind je niet meer in onze functietitels. De people coaches zijn losgekoppeld van de inhoud en haalt hen uit de tweestrijd tussen vakmanschap en leiderschap. De inhoud zit in de teams en bij de product owner en stakeholders. Door de people coaches zo te positioneren komen zij ook niet in de verleiding om op de inhoud te gaan zitten.” Hierdoor wordt de dialoog met HR anders volgens Mischa: “De HR-functie zal zich veel meer coachend moeten opstellen. Daar ligt een kans voor HR om echt waarde te gaan toevoegen. Dit vereist wel dat zij snappen wat Agile is en wat voor gevolgen het heeft.”

“Zoals ik al zei gebruiken we SAFe als referentie, maar dat betekent niet dat je nu binnen onze organisatie allemaal mensen ziet rondlopen met titels als ‘Scrum master’, ‘Release Train Engineer’ of ‘Agile coach’.”

Agile is geen methodiek, maar een mindset

Want Agile werken gaat volgens Mischa niet over processen en rituelen, maar over een manier van denken. Ook gaat het volgens hem niet over titels: “Zoals ik al zei gebruiken we SAFe als referentie, maar dat betekent niet dat je nu binnen onze organisatie allemaal mensen ziet rondlopen met titels als ‘Scrum master’, ‘Release Train Engineer’ of ‘Agile coach’. Het woord ‘agile’ vind je überhaupt niet terug in ons functiehuis. Wel zijn alle rollen in de nieuwe organisatie geformaliseerd. Dit biedt houvast en dat is nodig. Zeker in Nederland, waar wij werken met functiehuizen. Dat is in andere landen anders.” Die houvast bestaat niet uit takenlijstjes en is niet gekoppeld aan Agile of SAFe. “Vandaag is het Agile, morgen is het weer wat anders. Het gaat om de mindset, om samenwerken.”

De implementatie van dit nieuwe model was geen ‘big bang’. Mischa vertelt: “We zijn begonnen met een PI Planning als experiment. Dit was een goede oefening waarvan we veel hebben geleerd. Daarna zijn we verder gaan experimenteren. Langzaamaan mensen betrekken en kijken wat werkt. Pilots doen en evalueren. En zo als een olievlek uitbreiden, net zo lang tot alle onderdelen geraakt zijn. Dan hoef je niet meer te implementeren. De houvast zit dan veel meer in de manier waarop er samengewerkt wordt dan in het functiehuis. Je kijkt naar de wekelijke rol en toegevoegde waarde van iemand. Niet naar het label.”

Een Agile transformatie is nooit ‘af’

Zoals ik in de inleiding al vertelde, gelooft Mischa er niet in dat een Agile transformatie ooit ‘af’ is. Ik vroeg Mischa naar zijn ambities en doelen. Hij antwoordde: “Het zou mooi zijn als andere businessdomeinen nu met vraag of drive gaan komen om de omslag te gaan maken. Risk of Finance bijvoorbeeld. De IT Director heeft zijn teams al omgevormd.”

Mischa kan ook nu al terugkijken op een mooie reis. De consultant die Mischa en zijn team begeleidde bij de transitie in Edinburgh verwoordde het als volgt: “What we have done is the most progressive I’ve seen in the last years.”

Henry en ik hebben gefascineerd geluisterd naar het verhaal van Mischa. Mooi om een praktijkverhaal te horen uit de mond van een bevlogen professional.

In een volgende blog gaan we dieper in op de menskant en de rol van HR in Agile transformaties.

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Ymere

WIN heeft Ymere geholpen met het vormgeven van Agile Portfoliomanagement.

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Vacatures

Project Management Officer

Voor één van onze opdrachtgevers in de regio Utrecht is WIN op zoek naar een ervaren Project Management Officer. Ben jij de Project Management Officer die wij zoeken?

Scrum Master

Lees meer...

Adviseur/ manager projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Vacature WIN Talent Program

Meld je aan voor het WIN Talent Program!