Het succes van een project begint bij het bepalen van de scope

pmo projectbeheersing agile consultancy

Interview Gerhard Dijkhuis en René de Winter – Platform Projectbeheersing
Projectbeheersing is letterlijk: het beheersen van projecten. Dat begint bij definiëren wat het project is, maar ook wat het project níét is – scopemanagement.
Dit was het thema van het pas opgerichte Platform Projectbeheersing. 

Het is één van de belangrijkste redenen waarom projecten niet verlopen zoals vooraf gepland: de scope (het totaal van de op te leveren producten, diensten en uit te voeren activiteiten (Hedeman & Riepma, 2016)) is niet duidelijk. Projecten worden steeds omvangrijker en complexer en vragen daarom om steeds meer gecombineerde disciplines. Van een manager projectbeheersing wordt daarom nogal wat gevraagd. Dit is een van de redenen dat WIN samen met een aantal vakgenoten het initiatief nam om het Platform Projectbeheersing op te zetten.

Hier delen managers projectbeheersing kennis en ervaring, werken ze samen aan persoonlijke ontwikkeling en informeren ze elkaar over ontwikkelingen in het vakgebied.

Herkenning en kennisdeling
Gerhard: “De rol van een projectbeheerser is nog niet helemaal uitgewerkt. De grote lijnen zijn wel duidelijk maar het vakgebied blijft zich ontwikkelen. Daarom is het fijn om met een groep managers bij elkaar te komen en ervaringen en kennis te delen.” René: “Je ontdekt hoe een ander het werk aanpakt, wat weer een mooie spiegel is voor je eigen cases. Het is bovendien prettig om een netwerk te hebben waarin je elkaar motiveert en inspireert en kunt delen waar je trots op bent.”

Scopemanagement, de basis van projectbeheersing
Iedere sessie wordt georganiseerd door andere leden van het platform. En altijd staat een ander onderwerp centraal. René en Gerhard organiseerden de tweede sessie, over een van de belangrijke aspecten van projectbeheersing: scopemanagement.
Gerhard: ‘Scopemanagement gaat om grip. Als je geen duidelijkheid hebt over de scope van je project, dan mis je grip. Dan loop je de rest van het project achter de feiten aan.”

Heldere taken en verantwoordelijkheden
Scopemanagement definieert het totaal van de op te leveren producten, diensten en activiteiten. Het beheersen hiervan is een steeds grotere uitdaging nu projecten alleen maar complexer worden. Juist daarom is het zo belangrijk om vooraf vast te leggen wat tot het project behoort en wat niet. En ook: wie de scope moeten goedkeuren.

René en Gerhard zien het regelmatig misgaan: “niet alle organisaties kennen een formeel en vastgelegde projectmanagement aanpak met heldere taken en verantwoordelijkheden. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over de scope en de status van deze scope.

Geen ‘one size fits all’ methode
“Uiteraard is iedere organisatie en ieder project anders. Je moet rekening houden met de omvang van het project, de cultuur van de organisatie en de stakeholders. Projectbeheersing en Scopemanagement zijn dus altijd maatwerk. Tegelijk zijn er werkwijzen en principes die in elk project gelden.”

Maar de allerbelangrijkste factor voor projectsucces is de man of vrouw on the job – de motor van het project. “De manager projectbeheersing moet veel vaardigheden hebben, maar communicatievaardigheden zijn misschien wel de allerbelangrijkste: goed kunnen luisteren naar klanten, het team en de stakeholders. De vraag achter de vraag vinden. En ruimte geven voor oplossingen. Laat dat nou net zijn wat we in het Platform Projectbeheersing met elkaar doen.”

René de Winter – Zelfstandig Consultant Projectbeheersing & Omgevingsmanagement bij Plezier in Projecten

Gerhard Dijkhuis – Zelfstandig adviseur Beheersing van Projecten en Programma´s bij Dijkhuis Consulting

Over het Platform Projectbeheersing
Het Platform is een ontmoetingsplaats voor Managers Projectbeheersing, waar samengewerkt wordt aan de persoonlijke ontwikkeling binnen Projectbeheersing en aan de ontwikkeling van het vakgebied. Kennis en ervaring worden uitgewisseld door het delen van expertise en vraagstukken.

De leden hebben verschillende achtergronden, zijn werkzaam voor verschillende organisaties, in dienst of zelfstandig, en hebben allen hun eigen stijl van projectbeheersing.

Wat ze bindt is de passie voor het vak, oog voor ontwikkeling en het zien van waarde in kennisdeling.

Geschreven door WIN Redactie

Recente berichten

Meer informatie?

Wil jij meer weten over dit onderwerp of heb je nog vragen? Neem contact op voor meer informatie.