Over beheerste besturing aan een ronde tafel

In de besturing van verandering zijn verschillende modellen te hanteren. Ik kende er drie: projectmatig, Agile en vanuit de lijn. In de praktijk vind je meestal een mengvorm hiervan: de hybride vorm. Lees verder...

Over beheerste besturing aan een ronde tafel

Over beheerste besturing aan een ronde tafel.

Frank Oeben

In de besturing van verandering zijn verschillende modellen te hanteren. Ik kende er drie: projectmatig, Agile en vanuit de lijn. In de praktijk vind je meestal een mengvorm hiervan: de hybride vorm. Het is ook helemaal geen goed idee om je organisatiestructuur en processen helemaal in te richten zoals het in een boekje staat. Verandering wordt steeds meer de constante. In veel gevallen is er sprake van continue verandering en is de veranderorganisatie een blijvende entiteit.
Bij WIN helpen wij organisaties verandering te organiseren en helpen we organisaties groeien. Naast projectmatige verandering door middel van de inzet van PMO en Agile methodieken zijn wij ook expert in Projectbeheersing. Een vakgebied dat mij nog relatief onbekend was, maar waar een ontzettend interessante wereld achter schuil gaat.

IPM model

Grote infrastructurele en ruimtelijke projecten in de publieke sector werken volgens het Integraal Projectmanagement model (IPM), ontwikkeld vanuit Rijkswaterstaat. Binnen IPM teams zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, met tegengestelde belangen en eigen risico’s en knelpunten. De projectbeheerser maakt deze expliciet. Juist deze risico-gestuurde beheersing van het project zorgt ervoor dat het IPM-team zorgvuldig afgewogen beslissingen kan nemen.

High performance team

Het IPM-team werkt als een ronde tafel. Het collectief is verantwoordelijk, met de opdrachtgever als escalatieniveau. In ‘normale’ projecten is de Projectmanager eindverantwoordelijk en heeft zij of hij de beslissende stem. Binnen IPM is de Projectmanager verantwoordelijk voor kwaliteit, draagvlak en afstemming, en uiteindelijk voor het eindresultaat. De Manager Projectbeheersing is verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van (mogelijke) integrale risico’s. Daarnaast is er de Omgevingsmanager, die de relatie met de omgeving en stakeholders in balans houdt gedurende het project. De technisch manager zorgt voor de technische en inhoudelijke inbreng in het project en de Contractmanager beheerst de risico’s die (kunnen) ontstaan tussen opdrachtgever en de markt. Ook tijdens de inkoopfase.

Zo zit ieder belang en ieder risico aan tafel. Het werken volgens deze methodiek vereist een heel andere manier van samenwerken en besluitvorming. De vijf rollen hebben ieder een gelijke stem. Ze moeten er samen uit komen. Ieder belang weegt in die zin even zwaar. Projectleiders die gewend zijn ‘de baas’ te zijn zullen moeten wennen aan het poldermodel van IPM. Andersom zullen de andere teamleden aan tafel sterk genoeg moeten zijn om hun gelijke stem te laten gelden, vanuit hun eigen perspectief.

Alleen bij hoge uitzondering wordt deze gelijkwaardigheid doorbroken. Pas als het team er echt niet uit komt, nadat alle belangen en argumenten op tafel zijn gelegd en alle risico’s zijn afgewogen, is het de projectmanager die de knoop doorhakt. Dat kan in overleg en afstemming met de interne opdrachtgever. Als er hierbij onverantwoorde risico’s worden genomen escaleert de Manager Projectbeheersing naar de Opdrachtgever of lijnmanager.

Dit model voorkomt tunnelvisie en bevordert het inlevingsvermogen. Essentieel is onderling vertrouwen en begrip. Het IPM-team zal, in hippe termen, een ‘high performance team’ moeten zijn. Daarin is aandacht nodig voor de overeenkomsten, de verschillen, de expertise, de achtergrond, maar ook de drijfveren van de teamleden. In het formeren van het team en bij de start zal hier bij stilgestaan moeten worden. Met een kick-off, een teamdag, met persoonlijkheidsprofielen, hoe maakt niet zozeer uit. Als het maar gebeurt.

En uiteraard, daar help ik graag bij.

Ik heb weer wat geleerd. Op naar mijn vierde week bij WIN!

Groeten,

Frank

Wil je dit blog met jouw netwerk delen? Graag zelfs! Kies je kanaal hieronder.

Share on linkedin
LinkedIn
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter

Referenties

Urenco

WIN helpt ons de PMO dienstverlening naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen.

AEGON

WIN heeft geholpen deze transitie vorm te geven...

Schiphol

Actuele en beschikbare projectdossiers zijn door WIN ontwikkeld, overzicht en heldere scope.

Vacatures

Senior adviseur projectbeheersing

Uitdagende opdrachten binnen infrastructurele of ruimtelijke omgeving!

Project Management Ondersteuner

Solliciteer direct!

PMO Professional

Ben jij een ervaren PMO Professional?

Agile PMO

Lees meer...