Het PMO-Gilde van HvA/UvA

Van Coaching on the Job naar PMO Voortrekkers

Wat maakt dat sommige projecten soepel verlopen en andere vastlopen? Bij de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en de Universiteit van Amsterdam (UvA) werd deze vraag het startpunt voor een nieuw initiatief: het PMO-Gilde. In juni 2024 werd dit opgericht binnen de afdeling ICT Services, met als doel de slagingskans van projecten te vergroten door betere projecthygiëne. Het idee was simpel, maar krachtig: door processen, werkwijzen en standaarden rondom projecten structureel te verbeteren, zou de kans op succes aanzienlijk toenemen.

Het gilde begon klein, met een groep PMO’ers die naast hun dagelijkse werk direct toepasbare verbeteringen doorvoerden in lopende projecten. Verbeteringen die we ook breder beschikbaar wilde maken voor andere projecten. Zo was het PMO-Gilde geboren. Vanuit WIN mocht ik hier een steentje aan bijdragen als externe coach, kritische noot en uiteindelijk ook PMO-Gilde collega.

Van coaching naar concrete resultaten

Naar aanleiding van een eerdere inzet via WIN bij de HvA/UvA kwam er een verzoek binnen om een nieuwe PMO collega te ondersteunen in haar werkzaamheden. Ze was nieuw in het vak en had behoefte aan praktische coaching. Al snel werd duidelijk dat deze behoefte breder leefde. Daarom brachten we een aantal PMO-collega’s samen onder de noemer ‘PMO-Gilde’. Op deze manier konden we direct verschillende behoeftes van lopende projecten adresseren en doorontwikkelingen tot standaarden, werkwijzen en resultaten die snel, praktisch en breed inzetbaar waren.

De start van het Gilde

De eerste periode stond vooral in het teken van het ontdekken van het PMO-vakgebied en het maken van keuzes waar de focus van het Gilde op gericht moest worden. Omdat voor een aantal collega’s het PMO vakgebied nog onbekend terrein was zijn we begonnen met een introductie in het vakgebied.

• “Welke thema’s spelen er?”
• “Hoe hangen die samen en wat kan de rol van het PMO-Gilde hierin zijn?”

Hierin hebben we gezamenlijk een uitwerking gemaakt onder de verschillende PMO-thema’s naar producten en resultaten die we mogelijk zouden kunnen oppakken. Hierin hebben we ook gekeken naar de onderliggende samenhang tussen deze producten en resultaten. Tevens hebben we een eerste prioritering aangebracht. Uiteindelijk heeft dit geleid, in samenspraak met de sponsor, tot een set van 3 eerste gewenste resultaten.

Toetsing met een klankbordgroep

Omdat juist ook de implementatie een belangrijk aandachtspunt was hebben we nagedacht hoe we dit gedragen konden doen. Naast het ontwikkelen van praktische hulpmiddelen als instructie-presentaties en filmpjes hebben we ervoor gekozen te gaan werken met een klankbordgroep. Deze klankbordgroep moest bestaan uit kritische collega’s die stakeholder zijn van het PMO-Gilde. Denk aan projectleiders, portfoliomanagers en team/afdelingsmanagers. Zij valideren de producten en resultaten en prioriteren ook de toekomstige producten en resultaten. Inmiddels hebben we de eerste klankbordgroepsessie gehad. Dit gaf waardevolle input en een goed beeld van de behoeften binnen de organisatie.

Integratie in de Agile werkwijze

De HvA/UvA heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in Agile werken. Al snel zagen we dat projecthygiëne en Agile principes hand in hand gaan. Door de resultaten van het PMO-Gilde af te stemmen op Agile werkwijzen, ontstond een integrale manier van werken. Dit zorgt voor een krachtige synergie, waar projectteams niet alleen gestuurd worden op projectmatige hygiëne maar ook de ruimte krijgen voor innovatie en wendbaarheid.

Van PMO’ers naar voortrekkers

Sinds de start is er een enorme groei zichtbaar bij de PMO-collega’s van de HvA/UvA. Waar sommigen nog zoekende waren naar de essentie van PMO, zie ik ze echt stappen maken tot voortrekkers van het vakgebied binnen de organisatie. Ze staan voor het Gilde, trekken pro-actief werkzaamheden naar zich toe en weten zich staande te houden richting een kritische klankbordgroep. Het succes van het PMO-Gilde is dan ook te danken aan de sterke persoonlijke groei van deze professionals. Een goede basis om op verder te bouwen.

Vooruitkijkend naar de komende periode worden de eerste resultaten van het PMO-Gilde geïmplementeerd. Tevens worden de keuzes gemaakt voor de volgende prioriteiten. Nieuwe diensten en verbeteringen worden in nauwe samenwerking met de klankbordgroep ontwikkeld, waarbij de feedback en wensen van de collega’s centraal staan. Het doel is om verder te professionaliseren en een nog grotere impact te maken op de kwaliteit van projecten binnen de organisatie. De eerste stappen zijn gezet en met de huidige energie en samenwerking kunnen er nog vele volgen.

Mijn rol vanuit WIN: adviseren, meebouwen en kritische reflectie

Vanuit WIN ben ik als coach op de achtergrond betrokken bij het ontwikkelen van producten, het leveren van kritische noten op de voortgang en het adviseren van de collega’s. Mijn rol is om scherpte aan te brengen daar waar die nog niet is en ook expertise in te brengen waar nodig. Door kritisch mee te denken en de vinger aan de pols te houden, zorg ik er mede voor dat het PMO-Gilde blijft groeien en de ook stappen maakt. Soms zelf met een stukje “coaching on the job”.

Organisaties die uitdagingen hebben in het managen van portfolio’s, programma’s of projecten kunnen veel hebben aan een stukje advies, coaching, of ondersteuning dit nog beter te organiseren. Juist in de integrale aanpak waarin grip en wendbaarheid elkaar versterken. Herken jij jezelf hierin en kan je hierin hulp gebruiken? Neem contact op met WIN en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen! Ben je nu benieuwd naar de uitwerking van producten en resultaten rondom de PMO-thema’s? Doe even een berichtje!