Het managen van projecten in de fysieke leefomgeving is de laatste jaren steeds complexer geworden. De projecten zijn steeds meer opgavegericht. De scope wordt breder en de belangen nemen hiermee toe. Bovendien is grond in Nederland schaars en staan we nu voor een aantal expliciete opgaven zoals de energietransitie, klimaatadaptatie en een grote woningbouwopgave. Dit vraagt om slim gebruik van de aanwezige ruimte.
Om projecten in het ruimtelijk domein succesvol te realiseren, is het dus belangrijk je bewust te zijn van de vele belangen per vierkante meter. Aandacht voor het toevoegen van waarde binnen een project(opdracht) vanuit oog voor de verschillende belangen en kansen in gebieden is tegenwoordig echt onmisbaar. Denk hierbij ook over de eigen organisatiegrenzen heen, want juist samenwerkingen maken het vaak mogelijk meerdere doelen parallel te realiseren en zo waarde toe te voegen aan het beoogde projectresultaat.
Het Integraal Projectmanagement Model (IPM) is een door Rijkswaterstaat ontwikkelde integrale aanpak om de steeds complexer wordende projecten in de publieke ruimte effectief te kunnen managen. De projecten worden uitgevoerd door een integraal projectmanagementteam met als doel om de interne en externe samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen. Door de verschillende belangen te begrijpen, deze met scherpte te bevragen en er rekening mee te houden, kunnen projecten soepeler en met minder risico’s worden gerealiseerd.
Is IPM bij uitstek de oplossing om ruimtelijke projecten met succes uit te voeren? Nee, niet per se, maar IPM (mits juist toegepast) maakt het wel mogelijk om belangen integraal af te wegen en tot gedragen oplossingen te komen. Deze aanpak is binnen verschillende organisaties (zoals gemeenten, waterschappen en provincies) inmiddels zeer succesvol gebleken bij het realiseren en beheersen van complexe projecten.
Als je wil starten met het met het succesvol implementeren van IPM in je organisatie, houd dan rekening met deze 5 stappen:
1. Vertrekpunt in kaart brengen en richting bepalen
Als eerste stap breng je de context en de uitdagingen van de organisatie in kaart. Voor welke ruimtelijke opgaven staat de organisatie gesteld? Welke expertises zijn nodig om deze opgaven te realiseren? Zijn deze aanwezig en op voldoende niveau? Voor welk type projecten kan IPM toegevoegde waarde bieden? Om dit te kunnen bepalen is er natuurlijk wel een bepaalde mate van kennis en inzicht in het IPM model nodig. Breng vervolgens de betrokkenen in kaart en neem de omgeving mee in het proces om draagvlak te creëren.
2. Implementatieplan opstellen vanuit de IPM-context spiegel
IPM houdt in dat je integraal rekening houdt met alle aspecten en belangen van een project in de besluitvorming en operatie. Daarom is het belangrijk om de context die je hebt bepaald hieraan te spiegelen zodat je een beeld krijgt van de benodigde verandering. Dit zal dus verschillen per organisatie. Misschien is er niet voor alle projecten een verandering nodig. Misschien is er voor bepaalde opgaven prioriteit om een integrale aanpak (zoals IPM) in te richten. Als je weet welke plaats IPM in moet nemen binnen je organisatie, wie je belanghebbenden zijn, wat zij nodig hebben, en wat hen drijft, kun je een implementatieplan opzetten om straks de eerste projecten conform IPM te realiseren.
3. IPM kennis op niveau brengen
Om IPM met succes toe te passen is het belangrijk om goed te begrijpen wat IPM is en hoe het werkt. Het kennisniveau binnen de organisatie zal op peil moeten worden gebracht. Dit is essentieel om ook daadwerkelijk met IPM aan de slag te gaan. De brug tussen kennis en praktijk moet dan nog worden geslagen. Dit kun je alleen realiseren door vanuit de IPM theorie actief met elkaar de IPM domeinen en rollen te spiegelen op de eigen organisatie en de persoon. Hierdoor ontstaat meer inzicht in wat IPM is en wat het kan betekenen voor de organisatie, de projectteams en het individu. Hiermee is een belangrijke stap in de implementatie gezet.
Bekijk hier de 2-daagse incompany IPM training.
4. Kaders en inrichting bepalen
IPM is meer dan het toekennen van een paar IPM rollen, dus met het benoemen van een Projectmanager, Omgevingsmanager, Technisch Manager, Contractmanager en een Manager Projectbeheersing ben je er nog niet. Het gaat er met name om een structuur neer te zetten waarin het IPM gedachtegoed (het integraal af kunnen wegen van belangen) goed tot uiting komt. Hiervoor is het belangrijk om de kaders te definiëren die zullen worden gebruikt. Richt de structuur zo in dat iedereen zich bewust is van zijn/haar rol in het project. Dit omvat het definiëren van de taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen de projecten, maar ook het samenspel met de verschillende interne en externe belanghebbenden. Zo weet iedereen wat er van hem verwacht wordt. Dit helpt ervoor te zorgen dat het team effectief samenwerkt en dat de belanghebbenden betrokken blijven. Een goed gedefinieerde structuur helpt ook om verwarring of conflicten tussen teamleden en de projectomgeving te voorkomen.
5. IPM ervaren en door ontwikkelen
Als je aan de slag gaat met IPM is het van belang om de IPM projecten met een Project Start Up (PSU) te beginnen. Hierin kan de projectopdracht worden doorleefd en kan de basis voor een effectieve samenwerking worden gelegd. Dit is eigenlijk voor elk project aan te bevelen, maar dat er met een nieuw model wordt gewerkt maakt het extra belangrijk.
Tijdens de looptijd van een project is het belangrijk om de voortgang ten opzichte van samenwerking, mijlpalen en deliverables voortdurend te bewaken, om op koers te blijven en mogelijke problemen op te sporen voordat ze te groot worden om te beheersen. Dit omvat regelmatige statusupdates, risicobeoordelingen, het voorbereiden van besluitvorming, etc. Dit helpt je ervoor te zorgen dat je project op schema blijft en stelt je in staat om zo nodig bij te sturen. Hierbij is het zaak de verschillende belangen integraal en proactief mee te wegen in het project.
Het kan zijn dat in het verleden bepaalde IPM aandachtsgebieden minder ruimte kregen in een project, waardoor het expliciet werken vanuit verschillende perspectieven wennen kan zijn. Het is dus goed om zowel de projecten op inhoud als op samenwerking/proces (tussentijds) te evalueren. Dit kan waardevolle leerpunten opleveren om op door te ontwikkelen. Zowel voor de verschillende IPM domeinen afzonderlijk als voor de samenwerking binnen een IPM team als geheel.
Projectdynamiek
Onthoud, projecten zijn dynamisch. Inzichten kunnen tijdens de looptijd veranderen. Veranderingen op een integrale manier benaderen helpt om de complexiteit te beheersen, zicht te houden op de voortgang, en belanghebbenden gedurende het hele proces betrokken te houden. Zo verminder je risico’s en zorg je ervoor dat je projecten op schema blijven en er geen miscommunicatie ontstaat. Dat bespaart een hoop tijd, frustratie en kosten en zorgt voor succesvolle resultaten voor alle betrokkenen.
Ben je ervan overtuigd dat IPM de sleutel is tot succesvolle ruimtelijke projecten en wil je hiermee aan de slag? Onze IPM adviseurs helpen je op weg. In 5 stappen bereiden we je organisatie voor om met IPM aan de slag te gaan en laten we je ervaren hoe je het kunt toepassen in je eigen projectorganisatie. Onze incompany training helpt je in dit traject op weg
Wil je onderzoeken of IPM een passende aanpak is voor je organisatie, of zoek je hulp bij een IPM implementatie? Plan een vrijblijvend adviesgesprek in: Contact
Of heb jij een brede blik op Integrale Projectbeheersing en werk je graag samen met anderen aan ontwikkeling? Bekijk dan onze vacature ‘Consultant Projectbeheersing‘ en solliciteer direct!
