TenneT
Documentmanagement uitbreiden en verder professionaliseren.
Uitdaging
Verbinden.
Vanuit de business unit Large Projects Nederland (LPN) kregen wij de vraag om het documentmanagement verder uit te breiden en te professionaliseren. In de grootschalige, langlopende projecten van deze unit gaan er honderdduizenden documenten over en weer tussen TenneT en aannemers. Mede omdat TenneT onderhevig is aan audits is het van groot belang dat documentatie op orde en traceerbaar is, niet alleen tijdens het project maar ook daarna.
Een nieuw team van Documentalisten zou zich daarom specifiek gaan bezighouden met het opstellen van beleid en het ondersteunen van de projectteams op gebied van documentmanagement.
Jenny Hoogeboom coördineerde dit project als consultant vanuit WIN. Hierij lag de focus op verbinding. Verbinding binnen het nieuwe team, door de samenwerking op te starten. Verbinding rondom het bepalen van een eenduidig beleid, door de verschillende manieren van werken binnen de unit te inventariseren en de “gulden middenweg” te bepalen. En verbinding tussen documentmanagement en de rest van de organisatie, door het thema hoog op de agenda te krijgen en het belang er van te blijven benadrukken.
Resultaat
De scope van het project helder en beheersbaar maken.
De opdracht werd aangevlogen als verbeterproject binnen LPN en gedurende een periode van zo’n 2 jaar zijn er samen met het team mooie stappen gemaakt, zoals het opzetten en vullen van een Wiki-pagina waar een eenduidig beleid werd vastgelegd. Elke verandering binnen een organisatie brengt uitdagingen (en soms ook frustratie bij de betrokkenen) met zich mee, maar dankzij de aanhoudende steun vanuit het PMO-team en PMO-management kwamen we stap voor stap een stukje verder.
“Mijlpalen behalen is mooi en belangrijk, maar waar ik vooral met plezier op terug kijk is de verbinding die er gedurende het verbeterproject is ontstaan binnen het nieuwe team van Documentalisten. Dankzij hun expertise en doorzettingsvermogen was het uiteindelijk mogelijk documentmanagement binnen LPN op de kaart te zetten en een fundering te leggen voor de komende jaren, waar zij samen met hun nieuwe Coördinator op door kunnen bouwen.” Aldus Jenny Hoogeboom, Consultant
.
Wil jij dit ook?
Neem contact met ons op en we kijken samen hoe jij weer grip krijgt in jouw bedrijf.
