Een programma op koers, dat als een goed-geoliede machine loopt. Dat is waar WINner Klaas Thomas zich op toegespitst heeft in zijn rol als programmabeheerser van het programma BIM bij het Havenbedrijf Rotterdam.
Het Havenbedrijf Rotterdam (hierna: HbR) staat bekend om zijn indrukwekkende projecten en programma’s. Klaas Thomas was betrokken bij het programma BIM; dit betrof een veranderopgave waarbij digitaal werken aan de fysieke assets die het HbR in zijn portefeuille heeft op een moderne manier wordt aangevlogen. Lees hier een succesvolle expeditie als programmabeheerser.
Praktische sturing
De vraag die bij aanvang van deze veranderopgave gesteld was betrof: ‘Hoe kunnen we dit programma goed beheersen door te sturen op betere en goed te vinden informatie?’ Hier kwam Klaas Thomas aan boord als programmabeheerser. Hij vertelt:
“Mijn doel was het zo goed mogelijk in beeld brengen van de status van de verschillende beheersaspecten om vervolgens het programma succesvol te helpen doorlopen. Ondanks dat er bij aanvang sprake was van programmabeheersing gaf men mee dat een kwaliteitsslag gewenst was. Ieder programma begint met het stellen van de juiste (en waar nodig scherpe) vragen en het verzamelen van relevante informatie. Zonder die basis heb je in feite een stuurloos schip. Het voordeel aan mijn rol is dat je vanuit deze met een frisse blik ook makkelijker de scherpe vragen kan stellen.
Op basis van verzamelde informatie heb ik samen met de programmamanager Erwin Witteman de aspecten om op te sturen bepaald. Deze heb ik vervolgens in kaart gebracht in een overzichtelijke stuurplaat, op maat gemaakt voor dit project, in de tool Miro.
Zo is er één duidelijk overzicht gemaakt voor iedereen die betrokken is bij het project met relevante sturingsinformatie:
- Doelstellingen (waarom)
- Scope (wat)
- Planning + mijlpalen (wanneer)
- Financiën (hoeveel)
- Risico’s (wat als)
Door een ritme van overleggen en slimme koppelingen met relevante tools als Jira en Miro, is het eenvoudig zoeken en weet je direct wat de actuele status van de afzonderlijke aspecten is.”
Iedereen aan boord
Maar hoe krijg je iedereen aan boord? Een goede workflow is hierin onmisbaar. Hierin kwam het Agile component waar ik binnen WIN veel mee werk van pas. Door elkaar kortcyclisch, te weten wekelijks, bij te praten over de status en de acties in een KanBan-omgeving, behoud je overzicht.
Als een olievlek verspreidde de aanpak zich binnen en buiten de programmaorganisatie. De stuurplaat werd niet alleen binnen het programmateam gebruikt maar ook als communicatiemiddel over de stand van zaken en knelpunten richting de lijnorganisatie.
Vrijheid, uitdaging en een tastbaar resultaat
Niet alleen dit mooie en gedragen resultaat is waarom de rol binnen dit programma me zoveel energie gaf. De connectie met Agile, te weten het plannen en bijhouden van werk volgens KanBan, bracht een frisse dynamiek. De vrijheid in het kunnen invullen van mijn rol, het spreken met verschillende mensen om alle benodigde informatie te verzamelen, gaf me de mogelijkheid het geheel te kunnen overzien.
Met een scherp oog voor overzicht en het verkrijgen van grip, heeft Klaas Thomas als programmabeheerser het Havenbedrijf Rotterdam geholpen om de koers van het programma uit te stippelen en scherp te houden. Dit deed hij door te sturen op betere en goed te vinden informatie met behulp van een stuurplaat en bijbehorende workflows. Zijn pragmatische aanpak en het slim toepassen van agile methodieken zoals KanBan was cruciaal. Deze aanpak resulteerde niet alleen in duidelijkheid en heldere communicatie, maar bracht ook een frisse dynamiek en tastbare resultaten met zich mee. – Erwin Witteman, Programmamanager
Al met al een expeditie met vrijheid, uitdaging en tastbaar resultaat. Wil je weten hoe jouw projectorganisatie deze koers kan varen? Neem dan contact met ons op. Of wil je als WINner wil bijdragen aan dit soort projecten, neem dan een kijkje op onze Werken Bij pagina.
