Organisaties zijn onderhevig aan maatschappelijke en technologische ontwikkelingen, die in huidige tijden uiterst rap evolueren. Dit vraagt continu om een hoog aanpassingsvermogen van een organisatie en vooral de projectorganisatie, die over het algemeen veranderingen managet en doorvoert.
Groei, bezuiniging, nieuwe samenwerkingen, wet- en regelgeving en reorganisaties veroorzaken regelmatig opschudding binnen organisaties. De impact van nieuwe producten, technologieën, systemen, werkwijzen of processen leidt ook vaak tot een chaotische hectiek. De golfstroom van veranderingen in goede banen leiden is cruciaal voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Wanneer de projectorganisatie groeit en de druk op de realisatie van organisatiedoelstellingen toeneemt, wordt het risico op inefficiëntie, fouten en onderlinge afhankelijkheden groter.
Wanneer organisaties de projectorganisatie volwassen inrichten, zowel op strategisch niveau (de projectorganisatie), als tactisch (programmamanagement) en operationeel niveau (de projectmanagementorganisatie, ofwel PMO), halen ze het meest uit hun projecten. Zo wordt de aansluiting met organisatiedoelen geborgd.
Hoe organiseren organisaties betrouwbare stuurinformatie om betrouwbaardere beslissingen te kunnen nemen? Hoe kun je verandering slimmer en efficiënter doorvoeren?
Omgevingsaspecten, hard skills en soft skills
Het volwassenheidsniveau van PMO’s en projectorganisaties bepaalt de mate van dynamiek binnen een organisatie. Door de organisatie en haar afdelingen te analyseren volgens de drie elementen ‘omgevingsaspecten, hard skills en soft skills‘, kan het volwassenheidsniveau van een organisatie vastgesteld worden.
Er moet een analyse plaatsvinden van de projectmanagement processen, de inrichting, de sturing en de beheersing, waarbij de focus hoofdzakelijk ligt op management control, benefit management, financieel management, stakeholder management, risicomanagement, operational governance en resource management.
De drie elementen ‘omgevingsaspecten, hard skills en soft skills’ zijn afgeleid van de drieluik ‘context, techniek en gedrag’ uit de Quick Insights voor Projectorganisaties en PMO©. Wanneer je deze elementen uitwerkt naar een gewenste situatie, kom je tot een next level in je projectorganisatie.
Volwassenheid bepalen
De volwassenheid van een projectorganisatie of PMO kan worden herkend aan de hand van vijf situatieschetsen, die wij in een whitepaper hebben uiteengezet. Het huidige volwassenheidsniveau van jouw organisatie moeten worden geanalyseerd voordat je een stap vooruit kunt zetten. Hoe doe je dat dan?
Van onbeheerst, naar steeds beter beheersbaar tot onder controle. Het groeiproces van a naar z. Om te weten waar jouw verbeterproces begint, moet je eerst weten wat de status quo van jouw PMO of projectorganisatie is. Werken naar optimale realisatie van projectdoelstellingen, zodat organisatiedoelstellingen niet in het geding komen, lukt alleen wanneer de projectorganisatie volledig onder controle is. Hierdoor stijgt de efficiency en dalen de risico’s.
De volwassenheidsniveaus, zoals gedefinieerd in de Quick Insights voor Projectorganisaties en PMO©, zijn als opeenvolgende stappen: initieel, beheerst, ingebed, geborgd en optimaal. In welke fase zitten jouw projectorganisatie en PMO? We zijn nieuwsgierig… jij ook?
Download dan de whitepaper ‘Quick Insights: grip op schaalbare PMO’s en projectorganisaties’. En ontdek meer over hoe je grip krijgt op jouw PMO en projectorganisatie.
