Het is dé uitdaging voor veel organisaties: Hoe houd je een complex project in toom? WIN’ner Klaas Thomas, projectbeheerser bij een aannemer in infrastructuur implementeert dashboards om projecten te helpen inzicht te krijgen in de risico’s en het binnen tijd én budget te realiseren. Deze dashboards leveren bovendien waardevolle informatie op voor de organisatie.
Klaas Thomas ziet het regelmatig gebeuren bij de start van nieuwe projecten: “Je ziet dat vaak de scope van een project toch nog heel beweeglijk is. En hoe groter en complexer het project, hoe meer afhankelijkheden en daarmee onzekerheden. Onzekerheden die effect op tijd, geld en de te leveren kwaliteit hebben.”
Risico’s helemaal voorkomen is vrijwel onmogelijk – je hebt als organisatie nou eenmaal niet overal invloed op. Ook bestaat er geen one-size-fit-all strategie voor het beheersen van risico’s. Klaas Thomas: “Toch zijn er belangrijke stappen die je kunt nemen om de risico’s te beheersen en eventuele kosten en mogelijke uitloop die ermee gepaard kunnen gaan beperken.”
Ontwikkel een plan
De eerste stap is om mogelijke risico’s voor een project systematisch in kaart te brengen. “Het zo soepel en efficiënt mogelijk laten verlopen van een project begint met goed inzicht krijgen in de risico’s die de doelstellingen van het project kunnen bedreigen. Deze risico’s vormen de basis om op te sturen, niet alleen voor de resterende projectduur, maar ook voor bijvoorbeeld de komende maand.”
Je stelt tevens een plan op dat beantwoordt: ‘hoe houden we algemene en specifieke risicoprofiel(en) actueel, wie is verantwoordelijk en welke adequate maatregelen kunnen we nemen?’
Voortdurend bijsturen
“Risicobeheersing is niet statisch, maar is heel dynamisch. De omgeving waarin een organisatie opereert verandert continu. Nieuwe risico’s duiken op en de impact van de risico’s verandert. Je moet in je beheersing van risico’s dus voortdurend vooruitkijken en bijsturen waar nodig.”
“Dankzij dashboards hebben we een beter overzicht en kunnen we sneller bijsturen”
De dashboards waarmee Klaas Thomas werkt, geven specifiek weer trends die je wil opmerken. “Je ziet in één oogopslag de status van je risicoprofiel en daarbij specifiek gemaakt naar de beheersing. En ook potentiële risico’s kun je beter identificeren. Zo kunnen we sneller bijsturen.”
Schat aan informatie
De dashboards leveren bovendien een schat aan informatie. “We kunnen trends identificeren in risicoprofielen. Met deze kennis kunnen we de risicobeheersing als het nodig is passend bijsturen.”
Verder zorgen de dashboards zoal voor:
- vergroten draagvlak voor risicobeheersing;
- specifiek gemaakte managementinformatie;
- bijdragen aan het voorkomen van faalkosten.
Oftewel, bijdragen aan een beheerste uitvoering van het project waarmee je de kans vergroot het project te laten slagen binnen o.a. tijd en budget.
Ontdek het zelf
Er is maar een manier om erachter te komen hoe het inzetten van dashboards het verschil kan maken: “Stuur me een mail of bericht op LinkedIn om een vrijblijvende digitale koffie in te plannen.”
Vervul je een rol binnen het vakgebied projectbeheersing en zoek je verbreding en verdieping? Of ben je net gestart als Manager Projectbeheersing en wil je graag groeien in jouw IPM-rol?
De Training Integrale Projectbeheersing geeft je alle handvatten om projectbeheersing echt integraal toe te passen. De training vindt plaats op het hoofdkantoor van WIN op 3 woensdagen: 23 november, 30 november en 14 december.
Meld je aan via: https://wijzijnwin.nl/academy/integrale-projectbeheersing/
