Verandermanagement en de rol van PMO

pmo projectbeheersing agile consultancy

Ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op, wat ook veel van organisaties vraagt. Verandermanagement is daarom een steeds belangrijker onderdeel binnen moderne bedrijfsvoering. Om dit goed te faciliteren, speelt de Project Management Officer (PMO) een centrale rol.  

We spraken met Lynette, onze nieuwe WINner en ervaren PMO’er, over haar passie voor PMO-werk, haar visie op succesvol verandermanagement en de keuze voor WIN. 

Mijn carrière begon als managementassistent, waar ik ontdekte hoe boeiend het is om nauw samen te werken en gezamenlijk doelen te realiseren voor de klant. Die drang om samen iets te willen bereiken, bracht me in de wereld van PMO. Om me hierin te specialiseren haalde ik diverse certificeringen zoals P2 practitioner, IPMA-D, Lean Green Belt en P3O foundation. 

Als PMO-professional heb ik inmiddels in vele nationale en internationale bedrijven in diverse sectoren gewerkt, variërend van de medische industrie tot banken en infrastructuurprojecten. Verschillende bedrijven met een gemene deler: ieder bedrijf en ieder project is uniek, net als de mensen erachter.”

De kern van PMO

Een aspect van PMO dat Lynette altijd heeft gefascineerd, is verandermanagement. PMO gaat niet alleen over het beheren van projecten en programma’s, maar ook over succesvol adopteren van veranderingen binnen organisaties. 

Een verandering heeft namelijk impact op medewerkers en andere stakeholders. Zo kan bijvoorbeeld de aard van werkzaamheden van betrokken medewerkers veranderen. Deze aspecten kunnen invloed hebben op de houding en gedrag van mensen in relatie tot de geplande verbetering. Als je hier geen rekening mee houdt, dan kan dit het resultaat van de verbeteringen belemmeren. 

Of het nu gaat om de ‘interne’ klant – oftewel de medewerkers – of de externe klant, zonder overeenstemming en een duidelijk begrip van de voordelen van verandering, zullen de beste strategieën falen.  

“Een voorbeeld hiervan is mijn ervaring als projectcoördinator bij een Amerikaans bedrijf in veterinaire laboratoria. Hier werkte ik voor een Europees Project Management Office. De PMO gebruikte de Prince2 methode. 

Mijn onboarding omvatte een bezoek aan een laboratorium in Engeland, waar ik ‘in real life’ zag hoe monsters zo snel en efficiënt mogelijk op de juiste afdeling komen om verwerkt te worden. Mijn eerste kennismaking met Lean-principes. Ik werd rondgeleid langs alle afdelingen waar laboranten vol passie over hun werk vertelden. Ook gaven zij een uitleg over de machines. Daar werkte ik mee aan een programma met zestien workflows: de bouw van het nieuwe (en grootste!) veterinaire laboratorium in Duitsland.

Collega’s waren tevreden met de locatie van het huidige pand en vonden de verhuizing naar een nieuwbouwpand moeilijk. Hier hadden we projectteam meetings letterlijk op de bouwplaats om echt feeling te krijgen met het project. Er werden allerlei activiteiten georganiseerd om verandermanagement toe te passen, zoals het aanstellen van “verhuis champions” om frequent het pand te laten zien aan collega’s. Ook werd er veelvuldig met collega’s gecommuniceerd, d.m.v. nieuwsbrieven en werd er gebruik gemaakt van surveys om input en feedback op te halen.

Dit leerde me hoe waardevol het is om op locatie te kijken, met de afdelingen te spreken en de processen in de praktijk te begrijpen.

Later heb ik mijn Lean Green Belt certificering gehaald waarin verandermanagement opgenomen is. Lean heb ik ingezet in een academisch ziekenhuis, op de afdeling anatomie onderwijs, waar ik processen gerelateerd aan onderwijsaanvragen heb beschreven en gedigitaliseerd in MS Teams Lists. De SOP en samenhangende swimlanes zijn opgenomen in het kwaliteitssysteem van het ziekenhuis.”

Het Knoster model als houvast

Nog steeds is dit voor Lynette de basis van veranderprocessen. Als houvast gebruik zij hiervoor het Knoster-model. Volgens dit model zijn er 5 elementen die in balans moeten zijn wil je als organisatie in staat zijn te veranderen en verbeteren.

Kort samengevat:

  • Ontbreekt het aan strategie, dan ontstaat verwarring
  • Ontbreekt het aan overeenstemming, dan ontstaat sabotage 
  • Ontbreekt het aan vaardigheden, dan ontstaat onzekerheid
  • Ontbreekt het aan aansporing, dan ontstaat trage verandering
  • Ontbreekt het aan middelen, dan ontstaat frustratie
  • Ontbreekt het aan actie (plan), dan ontstaat een valse start 

Een integrale aanpak

Het PMO vakgebied blijft continu in ontwikkeling omdat er ook steeds (meer) nieuwe uitdagingen zijn waar bedrijven voor komen te staan. Dat maakt het vakgebied ook zo leuk. Ieder project, iedere aanpak en ieder systeem is anders. Er zijn dus altijd meerdere invalshoeken om naar een vraagstuk te kijken. 

“Het is ontzettend leuk en interessant om al die verschillende systemen en methodes eigen te maken. En door te ervaren dat ieder bedrijf weer anders werkt, kom je erachter dat er geen ‘one size fits all’ aanpak voor succes is. De sleutel zit hem in het luisteren naar de behoefte van de organisatie en haar klanten en daarop in te spelen. Door waarde te leveren en de interne klant centraal te stellen, kun je externe klanten optimaal faciliteren.”

Mijn keuze voor WIN Project & Change Performance

“Vanuit mijn passie voor het PMO vak was de keuze om bij WIN te werken snel gemaakt. WIN is de expert in PMO, Projectbeheersing en Agile. Enerzijds kan ik mij bij WIN verder ontwikkelen en anderzijds ook mijn kennis en ervaring delen met andere WINners. 

Bij WIN is er veel aandacht voor groei en ontwikkeling. Er worden regelmatig kennissessies georganiseerd en trainingen gegeven. Deze sessies zorgen voor interne verbinding en bieden ons de kans om van elkaar te leren. Het is geweldig om deel uit te maken van een team vakgenoten en gelijkgestemden die graag samenwerken en elkaar helpen groeien.  Samen met WIN maak ik graag blijvende impact in programma’s en projecten.”

Wil jij ook als WINner aan de slag? Bekijk dan onze vacatures of neem contact op met onze Recruiter Hayat Adnane / 0628374543 / h.adnane@wijzijnwin.nl

Geschreven door WIN Redactie

Recente berichten

Meer informatie?

Wil jij meer weten over dit onderwerp of heb je nog vragen? Neem contact op voor meer informatie.